Comment éviter une crise de liquidités lors de la remise de la TPS/TVQ - Cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction
Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises du Québec, le moment de remettre la TPS (Taxe sur les produits et services) et la TVQ (Taxe de vente du Québec) peut créer un stress de trésorerie sérieux. Même si ces taxes sont perçues auprès des clients, de nombreux propriétaires d'entreprise traitent à tort les fonds comme faisant partie de leur revenu d'exploitation, pour réaliser plus tard qu'ils doivent des milliers à Revenu Québec et à l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entrepreneurs à planifier, prévoir et gérer leur trésorerie afin que les paiements de TPS/TVQ ne soient jamais une surprise. Ce guide explique comment anticiper les remises fiscales, prévenir les déficits et maintenir un fonds de roulement sain tout au long de l'année tout en restant conforme à l'ARC et à Revenu Québec.

Cadre légal et réglementaire
Les entreprises enregistrées pour la TPS et la TVQ sont tenues par la loi d'agir en tant que fiduciaires fiscaux au nom du gouvernement :

• Loi sur la taxe d'accise (Canada) s.225–s.228 — impose des déclarations et remises de TPS/TVH périodiques.

• Loi sur la fiscalité (Québec) s.407 — exige que les inscrits à la TVQ remettent les taxes perçues dans les délais prescrits.

• Loi sur l'administration fiscale (Québec) s.59(3) — impose des intérêts composés quotidiens sur les soldes impayés.

• Loi sur la taxe d'accise s.280(1) — établit des pénalités et des intérêts pour les paiements de TPS/TVH en retard.

Le fait de ne pas remettre les taxes perçues est un problème de conformité sérieux et peut entraîner la responsabilité des administrateurs, des comptes bancaires gelés, et même des poursuites criminelles dans des cas extrêmes.

1. Comprendre la nature des fonds de TPS/TVQ

La TPS et la TVQ ne sont pas votre argent — elles appartiennent au gouvernement. Les entreprises agissent comme des intermédiaires :

• Vous collectez la TPS/TVQ auprès des clients.

• Vous déduisez les crédits de taxe sur les intrants (CTI) et les remboursements de taxe sur les intrants (RTI) pour les taxes payées sur les dépenses.

• Vous remettez le solde net à l'ARC et à Revenu Québec.

Point clé : Traitez la TPS/TVQ collectée comme un fonds en fiducie, pas comme des liquidités d'exploitation.

2. Créer un "compte de réserve fiscale" séparé

Ouvrez un compte bancaire d'entreprise dédié exclusivement à la collecte de taxes.

• Chaque fois que vous recevez un paiement incluant la TPS/TVQ, transférez immédiatement la partie fiscale dans ce compte.

• Au moment de la déclaration, le montant total sera prêt pour la remise.

Exemple :
Si vous collectez 1,000 $ de ventes avec 14,975 % de TPS/TVQ, transférez 149,75 $ dans votre compte de "réserve fiscale".

Astuce Pro : Automatisez le transfert en configurant une règle dans votre application bancaire ou logiciel comptable.

3. Prévoir les responsabilités fiscales mensuellement

Ne attendez pas la fin du trimestre pour calculer combien vous devez.
Au lieu de cela :

• Exécutez des rapports mensuels dans votre système comptable montrant la TPS/TVQ collectée et la TPS/TVQ payée.

• Soustrayez les CTI/RTI du total des taxes perçues pour estimer le paiement à venir.

• Utilisez ce chiffre dans votre prévision de trésorerie.

Exemple de formule Excel :

= (GST_Collected + QST_Collected) - (GST_Paid + QST_Paid)

Cela vous donne le montant net des taxes à payer pour ce mois.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous construisons des tableaux de bord dynamiques Excel et QuickBooks qui calculent automatiquement la responsabilité de TPS/TVQ chaque mois.

4. Alignez votre cycle de paiement avec votre fréquence de dépôt

L'ARC et Revenu Québec attribuent généralement des fréquences de dépôt en fonction de vos ventes :

• Mensuel : Pour les entreprises générant plus de 6 M $ par an.

• Trimestriel : Pour la plupart des petites et moyennes entreprises.

• Annuel : Pour les entreprises ayant moins de 1,5 M $ de revenus.

Pour éviter les surprises :

• Réservez 1/12 (mensuel) ou 1/3 (trimestriel) de votre responsabilité fiscale estimée chaque période.

• Envisagez de faire des prépaiements volontaires si vous attendez de grandes fluctuations saisonnières.

Exemple :
Si votre remise trimestrielle moyenne est de 9,000 $, mettez de côté 3,000 $/mois dans votre compte fiscal.

5. Utilisez des outils d'automatisation comptable

Tirez parti de la technologie pour surveiller les taxes en temps réel :

• QuickBooks en ligne : Utilisez le rapport "Taxe de vente" pour un suivi automatique de la TPS/TVQ.

• Xero / Sage : Configurez des alertes pour les responsabilités fiscales et les délais de dépôt.

• Wave / Excel : Créez des tableaux de bord personnalisés montrant les accruals de taxes quotidiennes.

L'automatisation aide à prévenir la sous-estimation et garantit que les fonds sont disponibles au moment du dépôt.

6. Surveillez les grands projets et les pics saisonniers de ventes

Pour les entreprises de construction, les détaillants ou les opérateurs saisonniers, le volume des ventes peut varier considérablement.

• Lors des mois à forte recette, augmentez proportionnellement votre réserve fiscale.

• Évitez d'utiliser la TPS/TVQ collectée pour les paiements de salaires ou de fournisseurs, même temporairement.

• Après des mois calmes, examinez si vous avez trop réservé de fonds et ajustez en conséquence.

Astuce Pro : Lors de l'émission de factures d'étape sur des contrats à long terme, calculez et isolez immédiatement la partie TPS/TVQ.

7. Revendiquer correctement les CTI et RTI pour réduire la responsabilité

Pour minimiser le montant net des taxes à payer :

• Assurez-vous que chaque facture de dépense d'entreprise admissible inclut le numéro d'enregistrement TPS/TVQ du fournisseur.

• Enregistrez tous les achats liés à l'entreprise immédiatement.

• Examinez les crédits partiels ou restreints (par exemple, repas, véhicules) pour éviter les refus.

Des demandes de CTI/RTI bien documentées peuvent réduire significativement votre remise et améliorer la prévisibilité des flux de trésorerie.

8. Demander des prolongations de paiement ou un allégement des versements si nécessaire

Si votre entreprise fait face à un véritable problème de trésorerie à court terme :

• Contactez Revenu Québec (1-800-567-4692) ou l'ARC (1-800-959-5525) avant la date d'échéance.

• Demandez un arrangement de paiement pour diviser votre solde en versements gérables.

• En vertu de la Loi sur l'administration fiscale s.94.1 et de la politique P-148 de l'ARC, des allègements de pénalités et d'intérêts peuvent s'appliquer si vous agissez de manière proactive et montrez une détresse financière.

Important : Les prolongations de paiement sont discrétionnaires — elles sont plus faciles à obtenir lorsque vous démontrez de la coopération et la transparence financière.

Jurisprudence et aperçu juridique
Les tribunaux ont constamment souligné que les taxes perçues auprès des clients appartiennent au gouvernement, et non à l'entreprise :

• Hickman Motors Ltd. c. Canada (CSC 1997) — a confirmé que la TPS perçue est réputée « en fiducie » pour la Couronne.

• Canderel Ltd. c. Canada (CSC 1998) — les déclarations doivent refléter la réalité commerciale réelle, y compris les obligations de remise.

• Lac d’Amiante du Québec Ltée (CSC 2001) — Revenu Québec peut imposer des pénalités et des intérêts même si les déficits résultent d'une mauvaise gestion de la trésorerie.

Le message est clair : le manque de planification n'est pas une défense valable pour ne pas remettre les taxes à temps.

9. Garder un calendrier fiscal et des rappels

Ajoutez toutes les échéances de l'ARC et de Revenu Québec à votre calendrier :

• Déclarants trimestriels : Les déclarations sont dues un mois après la fin de chaque trimestre.

• Déclarants annuels : Les déclarations sont dues trois mois après la fin de l'exercice (pour les sociétés).

Définissez des rappels récurrents pour les délais de dépôt et de paiement dans votre téléphone, votre e-mail ou votre système de gestion de projet.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous synchronisons les dates de dépôt de nos clients avec notre logiciel interne de conformité pour nous assurer qu'aucune date d'échéance n'est manquée.

Documentation : Maintien de dossiers prêts pour un audit
Pour rester conforme et préparé, maintenez :

• Des livres de comptes séparés pour la TPS/TVQ à payer et à recevoir.

• Des relevés bancaires montrant les transferts et les paiements de taxes.

• Des rapports de rapprochement mensuels pour les taxes collectées vs. payées.

• La preuve de remise ou des confirmations de remboursement.

Lors d'un audit, Revenu Québec demandera ceci pour confirmer le calendrier et les montants de remise exacts.

Réussir avec l'ARC et Revenu Québec
Chez Mackisen CPA Montréal, notre approche proactive garantit que votre cycle de remise ne perturbe jamais vos opérations :

1. Prévisions de flux de trésorerie – Nous projetons vos obligations de TPS/TVQ et les intégrons dans les budgets mensuels.

2. Systèmes de réserve automatisés – Nous configurons votre logiciel comptable pour suivre et réserver automatiquement les fonds fiscaux.

3. Soutien au rapprochement – Nous vérifions vos comptes de TPS/TVQ chaque mois pour prévenir les divergences de dépôt.

4. Assistance en cas de remise de pénalités – Si des problèmes surviennent, nos avocats fiscaux soumettent des demandes de remise d'intérêts et de pénalités en vertu de la s.94.1 ou de la politique P-148 de l'ARC.

Hub de services Mackisen : Solutions de gestion de trésorerie et fiscales
Notre Hub de services Mackisen fournit des solutions de bout en bout pour gérer efficacement vos paiements de taxes et votre flux de trésorerie :

• Tableaux de bord de prévision TPS/TVQ.

• Rapports et rapprochements mensuels.

• Rappels automatisés et planification des paiements.

• Suivi documentaire à l'épreuve des audits.

Nos CPA auditeurs et avocats fiscaux bilingues formés à McGill, à l'Université de Montréal et à l'Université Concordia fournissent des conseils pratiques pour garder vos finances stables et conformes.

Exemple client réel
Une entreprise de design à Montréal a utilisé la TVQ collectée pour couvrir les salaires, laissant un déficit de 42,000 $ au moment de la remise. Mackisen CPA a créé un plan de réserve fiscale mensuel, automatisé les transferts et restructuré leur modèle de tarification. En six mois, l'entreprise a éliminé le stress de trésorerie et a maintenu une conformité parfaite en matière de taxes.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité et en droit, Mackisen CPA Montréal s'assure que votre entreprise est toujours prête pour les paiements de TPS/TVQ. Nous transformons la remise des taxes d'un fardeau de dernière minute en un processus prévisible et contrôlé qui protège votre flux de trésorerie et votre tranquillité d'esprit.

Lorsque vous planifiez avec Mackisen, le jour de la remise devient juste un autre jour organisé, conforme et financièrement sécurisé.