Comment documenter les ventes et les dépenses pour un dépôt facile de la TPS/TVQ

Introduction
La déclaration de vos retours de TPS et de TVQ devient nettement plus facile lorsque vos ventes et vos dépenses sont correctement documentées. La plupart des réévaluations de l'ARC et de Revenu Québec ne se produisent pas à cause de la fraude, mais en raison d'une documentation insuffisante. Des reçus manquants, des factures vagues ou des dossiers incohérents peuvent retarder les remboursements, déclencher des audits et même entraîner le refus des Crédits de taxe sur les intrants (CTI) ou des Remboursements de taxe sur les intrants (RTI).

Chez Mackisen CPA Montréal, nous avons vu de première main comment une documentation solide transforme le dépôt d'impôts d'une tâche stressante en une routine simple et prévisible. Nos experts ont mis en place des systèmes prêts pour l'audit pour des centaines d'entreprises du Québec, les aidant à gagner du temps, à éviter des pénalités et à rester entièrement conformes à la fois à la Loi sur la taxe d'accise (Canada) et à la Loi sur la fiscalité (Québec). Ce guide vous montre exactement comment documenter les ventes et les dépenses pour rendre le dépôt de TPS/TVQ facile, précis et sans stress.

Cadre légal et réglementaire
Une tenue de dossiers appropriée pour les fins de TPS et de TVQ est une obligation légale. Les lois suivantes définissent les exigences :

• Loi sur la taxe d'accise (Canada) art. 230(1) – Tout inscrit doit tenir des livres et dossiers adéquats pour déterminer ses obligations fiscales.

• Loi sur l'administration fiscale (Québec) art. 34 – Exige que toutes les entreprises inscrites à la TVQ conservent les documents justificatifs pendant au moins six ans.

• Loi sur la fiscalité (Québec) art. 407 et art. 255(1) – Mandate un reporting précis des approvisionnements imposables et une documentation appropriée des TVQ perçues et des RTI réclamés.

Les vérificateurs de Revenu Québec et de l'ARC s'appuient sur ces dossiers pour vérifier vos déclarations de TPS/TVQ. Des dossiers manquants ou peu clairs peuvent entraîner des pénalités ou des crédits d'impôt refusés en vertu de l'article 59 de la Loi sur l'administration fiscale.

Étape par étape : Comment documenter les ventes et les dépenses pour un dépôt facile

1. Créer un système de facturation approprié
   Chaque facture doit indiquer :

   • Le nom et l'adresse de votre entreprise.

   • Le numéro et la date de la facture.

   • Le nom du client (pour les transactions B2B).

   • Description des biens ou services.

   • Montant avant taxes, TPS (5 %) et TVQ (9,975 %) indiqués séparément.

   • Votre numéro de TPS (RT) et votre numéro de TVQ (TQ).

   • Montant total incluant les taxes.

   Utilisez un logiciel de facturation (QuickBooks, Xero, Sage) qui calcule et enregistre automatiquement les taxes.

2. Enregistrer chaque vente immédiatement
   Consignez chaque vente dans votre système comptable le jour même où elle se produit. Les entrées retardées sont une cause majeure d'erreurs dans les déclarations fiscales. Pour les entreprises en espèces, maintenez un résumé quotidien des ventes montrant le total des ventes, la TPS/TVQ perçue et les méthodes de paiement.

3. Suivre les dépenses en temps réel
   Conservez tous les reçus de dépenses professionnelles. Chaque reçu doit inclure :

   • Nom et adresse du fournisseur.

   • Numéro et date de la facture.

   • Description de l'article/service.

   • TPS/TVQ payée.

   • Numéros d’enregistrement du fournisseur.

   Pour les paiements récurrents (loyer, services publics, abonnements), conservez des copies des relevés mensuels.

4. Séparer les transactions professionnelles et personnelles
   Utilisez un compte bancaire et une carte de crédit uniquement dédiés à votre entreprise. Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles est l'une des erreurs les plus fréquentes et coûteuses qui amènent l'ARC et Revenu Québec à refuser des CTI et des RTI.

5. Réconcilier mensuellement
   À la fin du mois, faites correspondre :

   • Les totaux des ventes aux dépôts bancaires.

   • Les dossiers de dépenses aux retraits bancaires.

   • La TPS/TVQ perçue par rapport à la TPS/TVQ versée.
     Cela garantit l'exactitude avant le dépôt et empêche les incohérences cumulatives.

6. Maintenir des sauvegardes numériques
   Numérisez ou photographiez toutes les factures et tous les reçus. L'ARC et Revenu Québec acceptent les copies numériques comme preuve valide selon l'affaire Lac d’Amiante du Québec Ltée (SCC 2001), à condition qu'elles soient lisibles et traçables.

Jurisprudence et leçons juridiques
Les tribunaux canadiens ont constamment souligné que la documentation—notamment l'intention—détermine la conformité :

• Canderel Ltd. c. Canada (SCC 1998) – Les déclarations de revenus doivent refléter la réalité commerciale ; des dossiers vagues ou incomplets affaiblissent les réclamations.

• Hickman Motors Ltd. c. Canada (SCC 1997) – Les évaluations de l'ARC sont présumées correctes jusqu'à ce que les contribuables prouvent le contraire par des dossiers.

• Vancouver Art Metal Works Ltd. c. Canada (FCA 2015) – Les crédits de taxe sur les intrants ont été refusés parce que les factures manquaient de numéros de TPS du fournisseur.

Ces décisions renforcent que les transactions bien documentées sont votre meilleure défense juridique.

Liste de vérification de documentation pour le dépôt de TPS/TVQ
Conservez ces dossiers pendant au moins six ans :

• Factures de vente et rapports de vente quotidiens.

• Factures et reçus des fournisseurs.

• Notes de crédit et de débit pour retours ou ajustements.

• Relevés bancaires et résumés de cartes de crédit.

• Dossiers de paie et de sous-traitance (si applicable).

• Preuves de paiements (chèques, virements électroniques, dépôts).

• Confirmations de dépôt auprès de l’ARC et de Revenu Québec.

Comment l’ARC et Revenu Québec examinent la documentation
Les deux organismes utilisent des outils de vérification numériques qui comparent :

• Vos ventes déclarées avec les rapports des fournisseurs.

• Vos CTI/RTI avec les déclarations de TVQ des fournisseurs.

• Dépôts bancaires avec revenus déclarés.

• Données des processeurs commerciaux (Visa, Square, PayPal, etc.) avec les rapports de ventes.

Les incohérences déclenchent automatiquement une alerte sur votre compte pour un audit de bureau. Mackisen CPA effectue des réconciliations préalables aux audits pour détecter et corriger ces discordances avant que le gouvernement ne le fasse.

Réussir avec l’ARC et Revenu Québec
Chez Mackisen CPA Montréal, nous croyons que le succès dans tout audit ou dépôt repose sur la discipline documentaire. Notre processus éprouvé comprend :

1. Structuration des dossiers – Nous standardisons la façon dont vos ventes et dépenses sont catégorisées et stockées.

2. Réconciliation en temps réel – Notre équipe suit mensuellement les données de TPS/TVQ pour détecter des anomalies.

3. Simulation d'audit – Nous testons vos dossiers en utilisant les mêmes méthodes de vérification que celles de l’ARC et de l’ARQ.

4. Divulgation volontaire et allègement – Si vous constatez des lacunes dans des dépôts passés, nous déposons des corrections volontaires en vertu de l'article 94.1 de la Loi sur l'administration fiscale pour réduire les pénalités.

5. Plan de conformité à long terme – Nous installons des systèmes qui gardent votre dépôt de TPS/TVQ perpétuellement organisé et sans erreur.

Mackisen Service Hub : Experts en documentation et conformité
Le Mackisen Service Hub à Montréal offre des solutions de documentation et de dépôt clé en main pour les entreprises du Québec. Nos services comprennent :

• Tenue de livres mensuelle avec suivi complet de la TPS/TVQ.

• Facturation automatisée et gestion des reçus.

• Dépôts auprès de l'ARC et de Revenu Québec et représentation.

• Préparation des audits et documentation de défense.

Chaque membre de notre équipe—auditeurs CPA, avocats fiscaux et spécialistes de la conformité—possède une grande expérience des normes de documentation de Revenu Québec et de l'ARC.

Exemple réel d'un client
Une entreprise de consultation montréalaise a perdu 18 000 $ en remboursements de TVQ après qu'un audit de Revenu Québec a trouvé des numéros de TPS/TVQ de fournisseur manquants sur les factures. Mackisen CPA a obtenu des factures mises à jour, reconstruit des dossiers numériques et déposé une objection en vertu de l'article 93.1 de la Loi sur l'administration fiscale. Les remboursements ont été rétablis dans les huit semaines, et le client a mis en œuvre notre système de documentation pour les dépôts futurs.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA et en droit, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à documenter, déposer et défendre leurs retours de TPS/TVQ sans faille. Nous construisons votre fondation à l'abri des audits, de sorte que chaque vente, chaque dépense et chaque crédit d'impôt soient soutenus par des preuves indéniables.

Lorsque vous vous associez avec Mackisen, vos livres ne sont pas simplement conformes, ils sont votre meilleure défense.