Maintenir vos dossiers GST/QST prêts pour un audit n'est pas seulement une bonne habitude administrative; c'est une obligation légale pour chaque entreprise opérant au Québec. Revenu Québec et l'ARC s'attendent à des documents complets, organisés et facilement vérifiables chaque fois qu'ils auditent un dossier GST ou QST. Les entreprises qui ne maintiennent pas des dossiers adéquats sont confrontées à des pénalités, des réévaluations, des crédits de taxe d'entrée refusés et même des audits sur plusieurs années. Ce guide explique exactement comment structurer, organiser et maintenir vos dossiers GST/QST afin que votre entreprise reste conforme, évite des pénalités et soit pleinement préparée à un audit à tout moment. Des dossiers GST/QST bien organisés améliorent également la gestion des flux de trésorerie et facilitent considérablement les déclarations fiscales de fin d'année pour les entrepreneurs et les comptables. Pour les petites et moyennes entreprises, c'est l'une des façons les plus simples de réduire le risque d'audit.

Maintenir des dossiers GST/QST prêts pour un audit signifie conserver une traçabilité claire entre vos factures, reçus, relevés bancaires, entrées de comptabilité et déclarations GST/QST. Les autorités fiscales veulent voir une trace claire prouvant ce que vous avez facturé, ce que vous avez collecté et ce que vous avez payé. Les entreprises qui manquent de documentation sont souvent confrontées à des ajustements car les auditeurs ne peuvent pas confirmer les montants rapportés. Ce blog fournit une feuille de route complète pour les propriétaires d'entreprise, les comptables et les gestionnaires qui souhaitent établir de solides habitudes de documentation GST/QST et éviter des erreurs coûteuses.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

Les entreprises canadiennes doivent conserver des dossiers fiscaux en vertu de la Loi sur la taxe d'accise (pour la TPS) et de la Loi sur la taxation du Québec (pour la TVQ). Ces lois exigent que les entreprises conservent toute la documentation GST/QST pendant au moins six ans après la fin de la dernière année d'imposition. Les dossiers doivent clairement montrer les ventes imposables, les ventes exemptées, la TPS/TVQ collectée et les crédits ou remboursements de taxe d'entrée demandés. Revenu Québec et les auditeurs de l'ARC évaluent si les informations dans vos dossiers correspondent à ce que vous avez rapporté dans vos déclarations GST/QST. Ils s'attendent à des factures complètes, des contrats, des documents à l'appui et des entrées de comptabilité précises. Le non-respect de l'obligation de tenir des dossiers adéquats peut entraîner des crédits refusés, des réévaluations, des pénalités ou des intérêts.

Les dossiers requis comprennent généralement des factures de vente, des factures d'achat, des contrats, des notes de crédit, des relevés bancaires, des dossiers de paie, des livres de comptabilité, des rapports de point de vente et des confirmations de déclaration GST/QST. Les entreprises offrant à la fois des fournitures imposables et exemptées doivent également documenter la méthode d'allocation utilisée pour calculer les crédits de taxe d'entrée récupérables. Revenu Québec peut demander des fichiers électroniques, des exportations de PDV, des données de logiciels comptables, des courriels ou des reçus selon la nature de l'entreprise.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Plusieurs décisions judiciaires soulignent l'importance des dossiers GST/QST appropriés. Dans la décision Canderel Inc., la Cour suprême du Canada a confirmé le principe selon lequel les autorités fiscales s'appuient fortement sur des preuves objectives et la documentation. Les contribuables qui ne peuvent pas prouver les dépenses ou les crédits d'impôt avec des dossiers appropriés risquent des ajustements même si les montants sont légitimes. Les tribunaux du Québec ont à plusieurs reprises statué que des factures incomplètes ou des documents à l'appui manquants justifient le refus des remboursements de taxe d'entrée. Dans plusieurs affaires Revenu Québec, les contribuables ont perdu des milliers en crédits GST/QST parce que les factures manquaient de numéros GST/QST des fournisseurs, de noms de clients ou de descriptions détaillées des services. Les tribunaux soutiennent régulièrement que la documentation doit répondre aux exigences législatives, et non à des hypothèses ou des estimations.

Ces affaires démontrent que même les entreprises honnêtes sont confrontées à des pénalités si leur documentation est incomplète. Un auditor ne prend pas d'explications verbales sans preuve. Un dossier GST/QST conforme nécessite des dossiers précis qui lient clairement chaque transaction aux montants rapportés dans la déclaration.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC VISENT CES QUESTIONS

À la fois l'ARC et Revenu Québec effectuent des audits GST/QST pour s'assurer que les contribuables perçoivent et versent correctement les taxes. Ils se concentrent sur les entreprises ayant des déclarations incohérentes, des remises tardives, des factures manquantes, des opérations basées sur des liquidités, ou des demandes de crédits de taxe d'entrée significatives. Les secteurs avec des transactions en espèces fréquentes, les sous-traitants, la construction, l'hôtellerie et les consultants sont régulièrement audités. Un autre déclencheur commun est le fait de demander de gros remboursements ou crédits sans documents à l'appui solides. Les auditeurs recherchent des disparités entre les revenus déclarés dans les déclarations de revenus et les ventes rapportées à des fins GST/QST.

Une tenue de dossiers inadéquate est l'une des principales raisons des réévaluations. Lorsque les auditeurs ne peuvent pas tracer une transaction à une véritable facture ou entrée bancaire, ils supposent souvent que le montant est incorrect. Les entreprises qui maintiennent des dossiers GST/QST précis réduisent leur risque d'audit et évitent des disputes inutiles. Organiser correctement les dossiers conduit également à des audits plus rapides avec moins d'interruptions.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à mettre en place des systèmes GST/QST prêts pour un audit qui les protègent des pénalités et soutiennent leur droit de demander des crédits d'impôt. Notre stratégie se concentre sur la garantie que chaque transaction est entièrement documentée, correctement catégorisée et soutenue par des preuves appropriées. Nous aidons les clients à établir une trace numérique propre qui correspond à l'activité bancaire, aux entrées de comptabilité et aux déclarations GST/QST. Cela inclut la mise en œuvre de systèmes de comptabilité basés sur le cloud tels que QuickBooks ou Xero, la réconciliation des comptes chaque mois et la mise en place de systèmes de gestion des reçus automatisés qui conservent toutes les factures électroniquement. Nous veillons également à ce que les factures des fournisseurs contiennent tous les détails légalement requis, y compris les numéros d'inscription GST/QST.

Notre cabinet prépare les clients aux audits en examinant leur documentation, en identifiant les risques et en veillant à ce que chaque demande ait des preuves à l'appui. Nous créons des classeurs ou des dossiers numériques de documentation GST/QST organisés par mois, période de déclaration fiscale et type de transaction. Pour les secteurs à haut risque, nous effectuons des audits internes périodiques pour détecter les problèmes tôt. Mackisen aide également à corriger les erreurs passées et à déposer des déclarations volontaires si nécessaire pour éviter les pénalités.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Un client récent dans le secteur de la construction s'est approché de nous après avoir reçu une lettre d'audit GST/QST. Leurs factures étaient incomplètes, plusieurs reçus de fournisseurs manquaient, et leur comptabilité ne correspondait pas à leurs relevés bancaires. Revenu Québec a remis en question près de 40 000 $ en crédits de taxe d'entrée. Mackisen a reconstruit leur dossier GST/QST en collectant des documents manquants, en corrigeant des erreurs de comptabilité, en faisant correspondre les reçus aux paiements et en obtenant des factures conformes auprès des fournisseurs. Nous avons démontré à l'auditeur que les dépenses étaient légitimes et réduit la réévaluation de plus de 85 pour cent.

Un autre client opérant une entreprise de services en ligne avait des déclarations GST incohérentes en raison de reçus manquants et d'un système de comptabilité peu fiable. Nous avons réorganisé leurs dossiers, mis à jour leurs déclarations GST/QST, et mis en œuvre un processus de réconciliation mensuel. Leur audit a été complété rapidement sans ajustements, et leur système de déclaration est maintenant pleinement conforme.

QUESTIONS COURANTES

Quels dossiers dois-je conserver pour les audits GST/QST ?
Vous devez conserver toutes les factures de vente, factures d'achat, reçus, contrats, relevés bancaires, notes de crédit, dossiers de paie, documentation de section 170 pour les fournitures mixtes, et livres de comptabilité pendant au moins six ans.

Combien de temps dois-je conserver ma documentation GST/QST ?
L'exigence légale est de six ans après la dernière année d'imposition, mais les entreprises conservent souvent des dossiers plus longtemps pour des raisons de sécurité.

Mes demandes de GST/QST peuvent-elles être refusées si mes factures sont incomplètes ?
Oui. Revenu Québec et l'ARC peuvent refuser les crédits de taxe d'entrée si les factures manquent de détails sur le fournisseur, de numéros d'inscription, de descriptions ou de montants.

Que se passe-t-il si je perds des reçus ?
Vous devrez peut-être obtenir des duplicatas auprès des fournisseurs. Les reçus manquants entraînent souvent des déductions ou des crédits refusés.

Comment puis-je réduire mon risque d'audit GST/QST ?
Maintenez une documentation complète, réconciliez vos comptes chaque mois, conservez des factures détaillées, et assurez-vous que toutes les déclarations GST/QST correspondent à vos dossiers financiers.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les taxes auxquelles elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration GST/QST ou que vous optimisiez des remboursements sur plusieurs années, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre le risque d'audit. Notre cabinet se spécialise dans les systèmes GST/QST prêts pour un audit qui permettent aux entreprises de rester pleinement conformes tout en réduisant les pénalités et les ajustements.