Comment signaler les pourboires et les gratifications : conformité fiscale pour les restaurants et bars – Un guide complet par un cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction

Les pourboires et les gratifications sont une partie importante de la rémunération dans l'industrie de la restauration et des bars — et l'un des plus grands déclencheurs d'audit de l'ARC. Qu'ils soient payés en espèces, par le biais de terminaux POS, d'applications de livraison, de pools de pourboires ou de frais de service, les pourboires doivent être gérés correctement pour éviter des pénalités de masse salariale, des erreurs de TPS/TVH ou des réévaluations de déductions à la source. De nombreux restaurants sous-estiment involontairement les pourboires et s'exposent à des milliers de dollars en responsabilités envers l'ARC. Ce guide explique exactement comment déclarer les pourboires au Canada, la différence entre les pourboires contrôlés et les pourboires directs, comment structurer le pooling de pourboires, et comment rester conforme aux règles de masse salariale et de TPS/TVH de l'ARC.

Cadre Juridique et Réglementaire

Les règles de déclaration des pourboires relèvent de la Loi de l'impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada (RPC), de la Loi sur l'assurance-emploi (AE), de la Loi sur la taxe d'accise (pour la TPS/TVH sur les frais de service), ainsi que des règles de la Loi sur la taxation du Québec et de la TVQ. L'ARC divise les pourboires en deux catégories :

• Pourboires Directs – contrôlés par les employés

• Pourboires Contrôlés – contrôlés par l'employeur
  Cette distinction détermine si les restaurants doivent déduire le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu à la source. Les restaurants doivent tenir des dossiers précis de paie, de POS et de distribution de pourboires pour éviter des réévaluations, des pénalités et des intérêts.

Décisions Judiciaires Clés

Dans Rizzo c. ARC, la cour a confirmé que les pourboires contrôlés doivent être inclus dans les gains admissibles et assurable, ce qui signifie que les restaurants doivent retenir le RPC/AE. Dans The Keg Restaurants Ltd. c. Canada, les pools de pourboires administrés par la direction ont été jugés "contrôlés", renforçant la responsabilité de l'employeur. Dans R. c. Ling, des méthodes de vérification indirectes (comme la comparaison des pourboires POS avec le revenu des employés) ont été approuvées pour les restaurants ayant des dossiers incomplets. Ces affaires montrent que l'ARC audite agressivement les entreprises d'hospitalité pour la conformité en matière de pourboires.

Pourboires Directs vs Pourboires Contrôlés : Distinction de l'ARC

Pourboires Directs (Contrôlés par les Employés)

Cela inclut :

• Des pourboires en espèces remis directement au serveur

• Des pourboires reçus par le biais de paiements numériques de client à employé

• Des pourboires regroupés volontairement par les employés
  Caractéristiques :

• L'employeur ne contrôle PAS la distribution

• L'employeur ne retient PAS le RPC/AE

• Les employés doivent auto-déclarer le revenu

• L'employeur doit quand même émettre un T4 avec zéro RPC/AE sur ces pourboires, mais l'ARC peut demander une preuve

Pourboires Contrôlés (Contrôlés par l'Employeur)

Cela inclut :

• Des pourboires distribués par le biais de la paie

• Des frais de service obligatoires

• Des pourboires regroupés et redistribués par la direction

• Une gratification automatique sur de grandes tables
  Caractéristiques :

• L'employeur DOIT retenir le RPC/AE et l'impôt sur le revenu

• Les pourboires doivent être inclus dans les gains admissibles et assurable

• La TPS/TVH peut s'appliquer s'il s'agit d'un frais de service obligatoire
  L'ARC s'attend à une solide documentation pour prouver si les pourboires sont directs ou contrôlés.

Comment les Restaurants Doivent Déclarer les Pourboires

1. Pourboires Directs

Les employés doivent :

• Déclarer les pourboires comme revenu sur leur déclaration de revenus

• Ajouter les pourboires au revenu d'emploi total (ligne 10100)
  Les employeurs doivent :

• Suivre les montants des pourboires pour la conformité

• Les déclarer dans la case 14 (revenu d'emploi) S'ils sont traités par le biais de la paie

• Ne pas déduire le RPC/AE (si réellement contrôlé par les employés)

2. Pourboires Contrôlés

Les employeurs doivent :

• Ajouter les pourboires contrôlés aux salaires

• Déduire le RPC, l'AE, le RQAP, et le RPAP

• Remettre les déductions à la source de la paie

• Inclure les pourboires sur le T4 et le RL-1

• Maintenir des dossiers détaillés de distribution

Les pourboires contrôlés sont traités exactement comme des salaires.

Obligations de TPS/TVH sur les Pourboires

• Pourboires volontaires: PAS de TPS/TVH

• Frais de service obligatoires: La TPS/TVH s'applique
  Les restaurants doivent séparer ces montants dans les systèmes POS pour éviter les erreurs de déclaration.

Pools de Pourboires : Exigences de Conformité

Les pools de pourboires doivent être structurés clairement :

• Pools dirigés par les employés → pourboires directs

• Pools dirigés par l'employeur → pourboires contrôlés
  L'ARC s'attend à des politiques écrites décrivant :

• Qui contribue

• Qui distribue

• Comment les montants sont calculés

• Qui contrôle les fonds
  Les pools de pourboires mal documentés produisent presque toujours des réévaluations.

Exigences de Conservation de Dossiers pour les Pourboires

Les restaurants doivent conserver :

• Des sommaires de POS des pourboires

• Des dossiers de paiement des applications de livraison

• Des feuilles de distribution des pools de pourboires

• Des rapports de paie

• Des journaux de retrait en espèces

• Des accusés de réception des employés pour les pourboires directs
  Sans documentation, l'ARC suppose que les pourboires sont contrôlés — ce qui conduit à des réévaluations de masse salariale.

Déclencheurs d'Audit de l'ARC pour les Restaurants et Bars

• Les pourboires déclarés par le POS sont inférieurs aux normes de l'industrie

• La paie n'inclut pas les pourboires contrôlés

• Les revenus des applications de livraison ne sont pas conciliés

• Ventes en espèces élevées sans documentation

• Manque de politiques de pools de pourboires

• Fluctuations importantes des ratios pourboires/ventes

• Plainte anonyme d'employé à l'ARC
  Les audits sur les pourboires s'élargissent souvent aux examens de TPS/TVH et de masse salariale.

Comment Corriger les Erreurs de Déclaration de Pourboires Passées

Les restaurants peuvent :

• Déposer des remises de paie modifiées

• Corriger les feuillets T4 et RL-1

• Ajuster les déclarations de TPS/TVH pour les frais de service

• Recalculer le RPC/AE sur la base des montants de pourboires contrôlés

• Utiliser le Programme de divulgation volontaire (PDV) si l'ARC ne les a pas encore contactés
  Le PDV peut éliminer les pénalités et réduire les intérêts pour non-conformité passée.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les restaurants et les bars à structurer des politiques de pourboires, à classifier correctement les pourboires, à préparer des systèmes de paie, à concilier les rapports des applications de livraison et à se défendre contre les audits de pourboires de l'ARC. Nous reconstruisons également des dossiers manquants et déposons des corrections par le biais du PDV si nécessaire.

Expérience Réelle de Client

Un bar de Montréal a évité 63 000 $ en réévaluations de masse salariale après que nous avons reclassé les pools de pourboires et reconstruit les dossiers. Un restaurant familial a inversé les pénalités de RPC/AE lors d'un appel. Un café a corrigé la TPS sur des frais de service obligatoires et a récupéré des ITC. Une maison de viande a survécu à un audit de l'ARC sur les pourboires sans aucune réévaluation grâce à notre paquet de documentation.

Questions Fréquemment Posées

Dois-je payer des taxes de masse salariale sur les pourboires ? Seulement pour les pourboires contrôlés. Les pourboires sont-ils imposables pour les employés ? Oui — 100 %. Les pourboires des applications de livraison sont-ils directs ou contrôlés ? Généralement directs — sauf s'ils sont traités par le restaurant. Les pools de pourboires doivent-ils être écrits ? Absolument. L'ARC audite-t-elle les pourboires ? Constamment.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée de CPA, Mackisen CPA Montréal veille à ce que les restaurants et les bars restent conformes aux règles des pourboires de l'ARC, évitent les responsabilités de masse salariale et structurent des systèmes de pourboires qui résistent aux audits.