Comment vérifier le numéro d'enregistrement GST/QST d'un fournisseur

Introduction
Vérifier les numéros d'enregistrement de la TPS (Taxe sur les produits et services) et de la TVQ (Taxe de vente du Québec) d'un fournisseur est l'une des étapes les plus critiques pour protéger votre entreprise contre des crédits d'impôt refusés, des réévaluations et des pénalités coûteuses. Tant l'Agence du revenu du Canada (ARC) que Revenu Québec (ARQ) exigent que tous les crédits de taxe sur les intrants (CTI) et les remboursements de taxe sur les intrants (RTI) demandés sur votre déclaration de revenus soient soutenus par des factures montrant des numéros d'enregistrement fiscaux valides du fournisseur.

Malheureusement, de nombreuses petites entreprises au Québec perdent des milliers de dollars chaque année parce qu'elles ne confirment pas que leurs fournisseurs sont correctement enregistrés. Les vérificateurs refusent souvent les CTI et RTI lorsque l'enregistrement du fournisseur est invalide, expiré ou incomplet—même si la dépense était légitime.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à vérifier les numéros d'enregistrement des fournisseurs et à renforcer leurs systèmes de défense contre les audits depuis plus de 35 ans. Ce guide explique comment confirmer les numéros des fournisseurs selon la loi, comment repérer les signaux d'alerte, et comment Mackisen peut protéger vos crédits d'impôt avant que l'ARC ou Revenu Québec ne les remette en question.

Cadre juridique et réglementaire
L'exigence de vérifier l'enregistrement du fournisseur est ancrée dans les lois fédérales et provinciales :

• Loi de la taxe d'accise (Canada) s.169(4) — Les contribuables peuvent demander des crédits de taxe sur les intrants (CTI) uniquement lorsque les factures incluent le numéro d'enregistrement TPS valide du fournisseur.

• Loi sur la taxation (Québec) s.250 et s.257 — Des règles similaires s'appliquent aux remboursements de taxe sur les intrants de la TVQ (RTI). Les factures doivent indiquer le numéro d'enregistrement TVQ valide du fournisseur.

• Loi sur l'administration fiscale (Québec) s.34 — Exige que les déclarants conservent une preuve de tous les crédits et remboursements demandés pendant six ans.

Si le numéro de TPS ou de TVQ de votre fournisseur est invalide ou manquant, l'ARC ou Revenu Québec peut rejeter votre demande de CTI/RTI même si l'achat était lié à l'entreprise et que les taxes ont été payées.

Étape par étape : Comment vérifier un numéro de TPS/TVQ d'un fournisseur

1. Obtenir la facture complète du fournisseur
   Assurez-vous que la facture comprend :

   • Nom commercial, adresse et coordonnées du fournisseur.

   • Numéro TPS du fournisseur (code RT) et numéro TVQ (code TQ).

   • Montant taxable, TPS (5%), et TVQ (9,975%) indiqués séparément.

   • Date et numéro de facture.

2. Vérifier le numéro TPS en ligne (ARC)

   • Allez sur le registre TPS/TVH de l'ARC : https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/gst-hst-businesses/verify-gst-hst-account.html

   • Entrez le numéro TPS de la facture et la date de la transaction.

   • Confirmez que le nom de l'entreprise et l'adresse correspondent à la facture de votre fournisseur.

   • Imprimez ou enregistrez la confirmation pour vos dossiers.

3. Vérifier le numéro TVQ en ligne (Revenu Québec)

   • Visitez l'outil de Vérification d'enregistrement TVQ de Revenu Québec : https://www.revenuquebec.ca/en/online-services/businesses/verify-a-qst-registration-number/

   • Entrez le numéro TVQ du fournisseur (format : TQ1234567890).

   • Validez que le nom, l'adresse et le statut sont corrects et que l'enregistrement est actif.

   • Conservez une copie du résultat (capture d'écran ou PDF).

4. Maintenir des dossiers de vérification

   • Créez un « Journal de vérification des fournisseurs » dans votre système comptable ou un dossier séparé.

   • Enregistrez la date de vérification, qui l'a effectuée, et les résultats (actif/inactif).

   • Conservez un PDF des pages de vérification de l'ARC et de Revenu Québec avec la facture.

5. Revérifier annuellement ou lorsque des signaux d'alerte apparaissent

   • Si un fournisseur change de nom, d'adresse ou de détails bancaires, vérifiez à nouveau leur enregistrement.

   • Pour des achats de grande valeur ou des sous-traitants, confirmez la validité avant chaque paiement.

Jurisprudence et perspectives juridiques
Les tribunaux canadiens et québécois ont de manière répétée statué que le fardeau de la preuve incombe au contribuable de confirmer la légitimité du fournisseur :

• Hickman Motors Ltd. c. Canada (C.S.C. 1997) — Les évaluations de l'ARC sont présumées correctes ; les contribuables doivent fournir des preuves pour les contester.

• Canderel Ltd. c. Canada (C.S.C. 1998) — L'exactitude et la vérification commerciales sont essentielles pour la conformité fiscale.

• Vancouver Art Metal Works Ltd. c. Canada (C.A.F. 2015) — Les CTI ont été refusés parce que les factures manquaient de numéros d'enregistrement TPS valides, même si des services étaient fournis.

En pratique, cela signifie que même si votre fournisseur perçoit et remet des taxes, vous pouvez perdre votre remboursement si vous n'avez pas vérifié leur enregistrement.

Documentation : Quoi conserver pour l'ARC et Revenu Québec
Conservez la documentation suivante pour soutenir vos CTI et RTI :

• Factures des fournisseurs montrant les deux numéros d'enregistrement.

• Captures d'écran ou impressions de vérification de l'ARC et de l'ARQ.

• Preuve de paiement bancaire (chèque, Virement électronique, carte de crédit).

• Contrats et correspondance commerciale avec le fournisseur.

• Journal de vérification des fournisseurs annuel tenu par votre comptable.

Chez Mackisen CPA Montréal, notre équipe de conformité organise ces données dans votre dossier de fournisseurs prêt pour l'audit, garantissant que chaque crédit d'impôt demandé est soutenu par une preuve vérifiable.

Comment l'ARC et Revenu Québec audite la vérification des fournisseurs
Lors des audits, les deux agences vérifient vos factures de fournisseurs par rapport à leurs bases de données d'enregistrement. Elles examinent :

• Si les numéros TPS/TVQ des fournisseurs étaient valides au moment de la transaction.

• Si le fournisseur était un inscrivant actif.

• Si vos CTI/RTI ont été demandés sur la base de factures manquant de détails requis.

Si des divergences existent, l'ARC ou Revenu Québec peuvent refuser des crédits, réévaluer des déclarations antérieures et appliquer des pénalités en vertu de la Loi sur l'administration fiscale s.59 ou de la Loi de la taxe d'accise s.280(1).

Réussir avec l'ARC et Revenu Québec
Chez Mackisen CPA Montréal, notre stratégie pour défendre des crédits refusés et prévenir des réévaluations comprend :

1. Audit de vérification des fournisseurs – Nous examinons chaque facture de fournisseur pour conformité.

2. Reconstruction de preuves – Si des dossiers manquent, nous récupérons des preuves de vérification directement auprès des bases de données de l'ARC et de l'ARQ.

3. Représentation légale – Nos avocats fiscaux communiquent avec les vérificateurs de l'ARC/ARQ, soumettant une documentation vérifiée et des explications.

4. Allègement des pénalités – Nous déposons des demandes en vertu de la Loi sur l'administration fiscale s.94.1 pour la réduction des pénalités lorsque des erreurs se sont produites de bonne foi.

5. Mise en œuvre de systèmes – Nous créons des flux de travail de vérification automatisés dans votre logiciel comptable pour tous les nouveaux fournisseurs.

Mackisen Service Hub : Conformité des fournisseurs et défense contre les audits
Notre Mackisen Service Hub garantit la conformité des fournisseurs à tous les niveaux. Nous offrons :

• Vérification en temps réel des numéros de l'ARC et de l'ARQ.

• Suivi de la conformité des fournisseurs et suivi des audits.

• Gestion électronique des preuves pour les demandes de CTI/RTI.

• Vérification pré-audit et formation du personnel des équipes des comptes à payer.

Nos auditeurs CPA, avocats fiscaux et spécialistes de la conformité—tous formés à McGill, à l'Université de Montréal et à l'Université Concordia—travaillent ensemble pour garantir que vos crédits de TPS/TVQ résistent à tout audit.

Exemple de client réel
Une entreprise de construction de Montréal a eu 84 000 $ de remboursements de taxe sur les intrants refusés après que Revenu Québec ait découvert que les numéros de TVQ de deux sous-traitants étaient inactifs. Mackisen CPA a récupéré des preuves que les deux fournisseurs étaient actifs au moment de la facturation, fourni des journaux de vérification de l'ARC, et déposé une objection formelle en vertu de la Loi sur l'administration fiscale s.93.1. En 10 semaines, la réévaluation a été annulée, et le client a récupéré l'intégralité du remboursement.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA et en droit, Mackisen CPA Montréal est le partenaire de confiance pour la vérification des fournisseurs et la conformité fiscale. Nous veillons à ce que chaque fournisseur que vous payez et chaque crédit d'impôt que vous demandez soit entièrement vérifié, documenté et prêt pour l'audit.

Lorsque vous travaillez avec Mackisen, vous gagnez la confiance que vos livres sont exacts, vos remboursements sont protégés et votre entreprise repose sur une conformité inébranlable.