Comment vérifier le numéro d'enregistrement GST/QST d'un fournisseur — Cabinet CPA de Montréal près de chez vous

Vérifier les numéros d'enregistrement de la TPS et de la TVQ d'un fournisseur est l'une des responsabilités les plus importantes — mais les plus négligées — pour toute entreprise québécoise. Si vous demandez des crédits de taxe sur les intrants (CTI) ou des remboursements de taxe sur les intrants (RTI) sur la base de factures d'un fournisseur qui n'est pas correctement enregistré pour la TPS/TVQ, Revenu Québec et l'ARC peuvent refuser le crédit, réévaluer votre déclaration, et imposer des pénalités et des intérêts. De nombreuses entreprises ne réalisent pas que le contribuable est responsable de la validation des numéros de taxe des fournisseurs, et non le gouvernement. Ce guide explique comment vérifier correctement les numéros de TPS et de TVQ en utilisant les mêmes procédures à l'épreuve des audits que Mackisen CPA Montréal utilise pour ses clients.

Pourquoi c'est important
Si vous demandez des CTI ou des RTI d'un fournisseur qui n'a pas d'enregistrement fiscal valide, le gouvernement suppose que votre demande est invalide. Même si le fournisseur a commis une erreur honnête, VOUS perdez le remboursement. Revenu Québec considère également les demandes répétées d'un fournisseur non enregistré comme un signal d'alerte de conformité, augmentant votre risque d'audits futurs.

Cadre juridique et réglementaire
L'enregistrement de la TPS relève de la Loi sur la taxe d'accise, et l'enregistrement de la TVQ relève de la Loi sur l'administration fiscale du Québec.
Une facture valide pour la TPS/TVQ doit inclure :
Nom légal du fournisseur
Numéro de TPS du fournisseur (RT)
Numéro de TVQ du fournisseur (TQ)
Numéro et date de la facture
Description des biens/services
Montants de taxe listés séparément
Hickman Motors (1997, CSC) établit que le contribuable supporte le fardeau de la preuve.
Canderel (1998, CSC) confirme que les dépôts doivent refléter la réalité commerciale.
Lac d'Amiante (2001, CSC) confirme que le RQ peut refuser des crédits si la documentation est incomplète ou si les numéros de taxe sont invalides.

Une entreprise réclame 22 000 $ en RTI sur deux ans auprès de sous-traitants. Lors d'un examen de routine, le RQ vérifie les numéros de TQ sur ces factures et découvre que deux sous-traitants n'étaient pas légalement enregistrés au moment de la facturation. Revenu Québec refuse l'ensemble du remboursement de 22 000 $ et impose des intérêts. L'entreprise est choquée — les sous-traitants ont perçu la TVQ, pourtant les crédits sont refusés parce que les numéros étaient invalides. Ce scénario se produit fréquemment car les entreprises supposent que le fournisseur est conforme.

Section d'apprentissage : à quoi ressemble un numéro de TPS/TVQ valide

Numéro d'enregistrement TPS (ARC)
Format : 123456789 RT0001

Numéro d'enregistrement TVQ (Revenu Québec)
Format : 1234567890 TQ0001

Si le format est incorrect, le numéro est invalide.

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Comment vérifier un numéro de TPS (ARC)
Utilisez l'outil de recherche du registre de la TPS de l'ARC :
Recherchez par numéro d'entreprise
Confirmez que le compte du programme RT0001 est actif
Vérifiez que le nom légal de l'entreprise correspond à la facture
Vérifiez la date d'enregistrement effective
Faites une capture d'écran pour vos dossiers
Le registre de l'ARC est mis à jour fréquemment et est considéré comme autoritaire.

Comment vérifier un numéro de TVQ (Revenu Québec)
Utilisez l'outil de validation d'un numéro de TVQ de Revenu Québec :
Entrez le numéro de TQ
Confirmez que l'entreprise est enregistrée
Vérifiez que le nom légal correspond à la facture
Vérifiez que l'enregistrement était actif à la date de la facture
Téléchargez ou faites une capture d'écran de la confirmation
Le système du RQ vérifie instantanément les erreurs d'enregistrement.

Section documentation
Vous devez conserver :
Factures des fournisseurs
Preuve de paiement
Captures d'écran de validation TPS/TVQ
Contrats avec les fournisseurs
Relevés du processeur de paiement
Relevés bancaires
Feuilles de travail de rapprochement
Toute la documentation doit être conservée pendant six ans au cas où le RQ ou l'ARC demanderaient une preuve que vous avez validé les numéros de taxe.

Erreurs courantes commises par les entreprises
Payer des fournisseurs sans vérifier les numéros de taxe
Supposer que les travailleurs autonomes ont automatiquement des numéros RT/TQ
Accepter des factures sans numéros RT/TQ
Utiliser des tickets de carte de crédit au lieu de factures
Ne pas confirmer si l'enregistrement était actif à la date de la facture
Demander des CTI/RTI sur des factures invalides
Ne pas effectuer de vérifications périodiques des fournisseurs
Ces erreurs entraînent des remboursements refusés, des frais d'intérêt et des suivis d'audit.

Gagner avec Revenu Québec et le Canada
Mackisen effectue une vérification complète de tous les numéros de taxe des fournisseurs lors de la comptabilité et avant de déposer les déclarations de TPS/TVQ. Nous maintenons un classeur de numéros de taxe validés avec des captures d'écran et de la documentation qui peuvent être présentées instantanément lors d'un examen ou d'un audit. Si le RQ conteste l'enregistrement d'un fournisseur, nous gérons la communication et fournissons la preuve de vérification pour défendre vos crédits. Notre système garantit que vos CTI/RTI sont entièrement protégés.

Centre de services Mackisen
Nous proposons :
Vérification du numéro de taxe du fournisseur
Audits de documentation TPS/TVQ
Vérifications de conformité des factures
Dépôts corrigés
Soutien à la défense lors des audits
Formation du personnel pour vérifier correctement les numéros de taxe
Suivi des seuils et des enregistrements pour les sous-traitants
Notre système élimine le risque de refus de remboursement lié à la conformité du fournisseur.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience en comptabilité et en audit, Mackisen CPA Montréal s'assure que chaque crédit d'impôt que vous demandez est correctement soutenu, vérifié et défendable. Nous protégeons votre entreprise des remboursements refusés, des réévaluations coûteuses et des pièges d'audit liés aux fournisseurs.