Tenir des dossiers pour votre petite entreprise – Un guide complet par un cabinet de CPA de Montréal près de chez vous

Tenir des dossiers commerciaux appropriés est l'une des responsabilités les plus importantes pour les travailleurs autonomes au Canada.

Que vous soyez freelance, entrepreneur, consultant,

artisan, travailleur à la tâche ou propriétaire d'une petite entreprise, des erreurs dans la tenue des dossiers peuvent entraîner

le refus de déductions, des réévaluations inattendues, des ajustements de la TPS/TVH et des audits complets de l'ARC.

De nombreux nouveaux entrepreneurs croient à tort que les relevés bancaires ou les résumés de cartes de crédit

suffisent. D'autres tiennent des dossiers de manière incohérente ou s'appuient sur des plateformes numériques

qui expirent finalement. Les exigences de documentation de l'ARC sont strictes, et sans les

dossiers appropriés, même les dépenses professionnelles légitimes peuvent être refusées. Comprendre

comment garder des dossiers d'entreprise correctement garantit une déclaration de revenus précise, protège vos

déductions et prépare votre entreprise à toute révision future de l'ARC.

Cadre juridique et réglementaire

Les obligations de tenue de dossiers sont régies par l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu, la

Loi sur la taxe d'accise (pour la TPS/TVH) et les exigences de conservation publiées par l'ARC. Les règles clés

incluent :

• Les travailleurs autonomes doivent conserver tous les dossiers et documents de soutien qui

vérifient les revenus, les dépenses, les montants de TPS/TVH perçus et les crédits de taxe sur les intrants réclamés.

• Les documents requis incluent les reçus, factures, contrats, relevés bancaires,

bulletins de dépôt, chèques annulés, journaux de kilométrage, dossiers de paie (le cas échéant), déclarations de TPS/TVH,

et tous les documents source.

• Les dossiers d'entreprise doivent être conservés pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils

s'appliquent.

• Les dossiers numériques sont acceptables, mais doivent être lisibles, fiables et sauvegardés.

• L'ARC peut demander des dossiers à tout moment lors d'audits, de révisions ou de

vérifications de TPS/TVH.

• Les entreprises exerçant leurs activités au Québec doivent également se conformer aux règles de conservation de Revenu Québec,

qui reflètent les exigences fédérales.

Ces règles constituent la base juridique pour maintenir des dossiers d'entreprise en tant que travailleur autonome

au Canada.

Décisions judiciaires clés

Les tribunaux soutiennent constamment les règles strictes de tenue de dossiers de l'ARC.

Dans Sowrey c. Canada, l'ARC a refusé les dépenses professionnelles parce que le contribuable n'a pas pu

produire de reçus détaillés—les relevés bancaires étaient insuffisants. Le tribunal a confirmé la décision de l'ARC.

Dans Black c. Canada, le tribunal a statué que les estimations et les dépenses reconstruites n'étaient pas

des substituts acceptables pour les reçus originaux.

Dans Koppert c. Canada, un agriculteur a réclamé des dépenses de carburant et de fournitures mais n'a pas pu produire

de factures. L'ARC a refusé les déductions, et le tribunal a confirmé la légitimité de la

réévaluation.

Dans No. 704739 Alberta Ltd. c. Canada, le tribunal a souligné que maintenir des livres et des dossiers appropriés est l'obligation légale du contribuable—et non la responsabilité de l'ARC d'interpréter une documentation floue ou incomplète.

Ces décisions montrent que les contribuables doivent conserver des dossiers commerciaux complets et précis

pour soutenir chaque ligne de leurs déclarations fiscales.

Pourquoi l'ARC cible cette question

L'ARC cible les contribuables autonomes pour des problèmes de tenue de dossiers car c'est l'un des

domaines de non-conformité les plus courants. L'ARC identifie fréquemment :

• des reçus manquants pour les repas, les voyages et les frais de véhicule

• des dépenses en somme globale sans détail ni facture

• des dépenses personnelles codées comme des dépenses d'entreprise

• des journaux de kilométrage inadéquats

• des paiements de sous-traitants non documentés

• des revenus en espèces ou par virement électronique non associés à des factures

• des crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH réclamés sans factures appropriées

• des dossiers de comptabilité incohérents

L'ARC compare également les déclarations T2125, les déclarations TPS/TVH, les dépôts bancaires et les états de revenus de tiers.

Si des dossiers sont manquants ou incomplets, l'ARC refusera

les dépenses—même si le contribuable insiste sur le fait que les montants étaient légitimes. Comprendre

les attentes de l'ARC est essentiel pour protéger votre entreprise.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les propriétaires de petites entreprises à construire des systèmes de tenue de dossiers à l'épreuve des audits.

Notre processus comprend :

• établir un compte bancaire professionnel approprié et une carte de crédit pour séparer les transactions personnelles

et professionnelles

• créer des dossiers structurés (numériques ou papier) pour les reçus, factures, contrats et

documents de soutien

• mettre en place des routines de comptabilité mensuelles

• enseigner aux clients comment stocker correctement les reçus numériques et maintenir des sauvegardes

• mettre en œuvre des systèmes de suivi des kilomètres pour la conformité des dépenses de véhicule

• s'assurer que la documentation de la TPS/TVH répond aux exigences de crédit de taxe sur les intrants de l'ARC

• effectuer des examens annuels ou trimestriels pour identifier rapidement les documents manquants

• préparer les clients pour les audits de l'ARC avec des dossiers de travail organisés et complets

Notre approche garde vos dossiers d'entreprise propres, précis et prêts pour toute révision de l'ARC.

Expérience client réelle

Une consultante freelance a réclamé 18 000 $ en frais de voyage et de repas mais n'a pas pu

produire de reçus détaillés—seulement des résumés de cartes de crédit. L'ARC a refusé toutes les déductions. Nous

avons reconstruit son système de tenue de dossiers et récupéré des déductions autorisées au cours des années suivantes.

Un autre client exploitant une boutique en ligne avait des dossiers de ventes désorganisés étalés sur

plusieurs plateformes. L'ARC a remis en question la déclaration de revenus. Nous avons consolidé PayPal, Stripe,

Etsy et les dépôts bancaires, créant une piste de vérification unifiée.

Un troisième client a été sélectionné pour un audit de TPS/TVH. Plusieurs crédits de taxe sur les intrants ont été refusés parce que

les factures manquaient de numéros de TPS. Nous avons corrigé son système d'examen des factures et prévenu

d'autres problèmes d'audit.

Questions fréquentes

Les contribuables autonomes demandent souvent si les reçus numériques sont acceptables. Oui—l'ARC

accepte les reçus scannés ou électroniques s'ils sont clairs et complets.

D'autres demandent si les relevés bancaires sont suffisants comme preuve. Non—les relevés seuls ne

respectent pas les exigences de documentation de l'ARC.

Certains se demandent combien de temps les dossiers doivent être conservés. Six ans après l'année d'imposition pertinente.

Une autre question : Les applications de suivi des kilomètres comptent-elles comme des journaux ? Oui—l'ARC les accepte si elles suivent

les détails clés.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en tant que CPA, Mackisen CPA Montréal aide

les Canadiens travailleurs autonomes à organiser leurs livres, maintenir des dossiers parfaits et rester entièrement

conformes aux exigences de l'ARC. Que vous ayez besoin d'une refonte complète de la comptabilité ou

d'un soutien continu, notre équipe d'experts garantit précision, organisation et documentation prête pour audit.