Le démarrage d'une nouvelle entreprise au Québec implique plus que choisir un nom et ouvrir un compte bancaire. Les entrepreneurs doivent naviguer à travers plusieurs enregistrements fiscaux, exigences de licences et étapes administratives avant de pouvoir fonctionner légalement. L'un des éléments les plus importants de l'enregistrement des entreprises est de mettre en place correctement la TPS, la TVQ, les retenues sur la paie, les comptes d'entreprise et d'autres obligations réglementaires. Manquer une étape ou s'enregistrer en retard peut entraîner des pénalités, créer des problèmes de conformité ou retarder votre capacité à émettre des factures. Ce guide fournit une liste de contrôle complète pour l'enregistrement d'une nouvelle entreprise afin d'aider les entrepreneurs au Québec à démarrer leurs opérations en douceur tout en restant totalement conformes aux autorités fiscales fédérales et provinciales.

Un enregistrement approprié dès le premier jour garantit que votre entreprise peut facturer les taxes correctement, récupérer les crédits de taxes sur les intrants, émettre des bulletins de paie, recevoir des remboursements et éviter des problèmes administratifs. Suivre cette liste de contrôle aide à créer une base solide pour la conformité financière, fiscale et légale.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

Les exigences d'enregistrement des entreprises relèvent de la Loi sur les sociétés par actions du Québec, de la Loi fédérale sur l'impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d'accise pour la TPS et de la Loi sur la fiscalité du Québec pour la TVQ. Toute entreprise opérant au Québec doit s'enregistrer auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) à moins d'être exemptée. Une fois enregistrée, l'entreprise peut être tenue d'ouvrir des comptes avec l'ARC et Revenu Québec pour la TPS, la TVQ, les retenues sur la paie, l'impôt sur le revenu des sociétés, les retenues à la source et d'autres déclarations administratives.

L'enregistrement à la TPS et à la TVQ devient obligatoire lorsque le chiffre d'affaires imposable de l'entreprise dépasse trente mille dollars. Cependant, de nombreuses startups s'enregistrent volontairement tôt afin de réclamer des crédits de taxes sur les intrants et d'éviter d'avoir à percevoir la taxe rétroactivement. Chaque entreprise doit également conserver des dossiers financiers et fiscaux pendant au moins six ans.

DÉCISIONS DE JUSTICE CLÉS

Les décisions des tribunaux renforcent constamment que les entreprises sont responsables de l'enregistrement approprié et de la conformité aux lois fiscales dès qu'elles commencent à opérer. Dans plusieurs cas, des entreprises ont tenté de corriger rétroactivement des erreurs d'enregistrement ou ont expliqué qu'elles n'étaient pas au courant des exigences. Les juges ont maintenu les pénalités, déclarant que l'ignorance des règles d'enregistrement n'est pas une défense valable.

D'autres cas ont impliqué des entreprises qui ont opéré sans un enregistrement correct à la TPS/TVQ et ont émis des factures sans numéros de taxe. Les tribunaux ont soutenu la réévaluation de Revenu Québec et ont exigé que l'entreprise verse les taxes qu'elle aurait dû percevoir. Ces décisions montrent que l'enregistrement précoce et précis est essentiel pour une conformité à long terme.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC CIBLENT-ILS DE NOUVELLES ENTREPRISES

Les nouvelles entreprises font souvent des erreurs administratives parce qu'elles manquent de procédures structurées ou supposent que les obligations fiscales ne s'appliquent qu'après la rentabilité. Revenu Québec audite régulièrement les startups qui :
• ne s'enregistrent pas à la TPS/TVQ à temps
• émettent des factures sans numéros d'identification fiscale
• mélangent les dépenses personnelles et professionnelles
• déposent des déclarations de première année incohérentes ou incomplètes
• ne maintiennent pas une documentation appropriée
• réclament des crédits de taxes sur les intrants sans reçus valides

Parce que les nouvelles entreprises croissent souvent rapidement, des échecs administratifs précoces peuvent entraîner des risques de conformité substantiels. Une liste de contrôle d'enregistrement robuste aide à prévenir ces problèmes.

LISTE DE CONTRÔLE POUR L'ENREGISTREMENT D'UNE NOUVELLE ENTREPRISE : TPS, TVQ, ET PLUS

1. Enregistrez l'entreprise auprès du REQ
   Choisissez votre forme légale (entreprise individuelle, partenariat, corporation) et enregistrez-vous auprès du Registraire des entreprises du Québec.

2. Obtenez un numéro d'entreprise fédéral (NE)
   Enregistrez votre entreprise auprès de l'ARC pour obtenir le NE à neuf chiffres requis pour les comptes de TPS/TVH, de retenues sur la paie et d'impôt sur les sociétés.

3. Déterminez si vous devez vous enregistrer pour la TPS/TVQ
   Obligatoire si les revenus imposables dépassent trente mille dollars. L'enregistrement volontaire est recommandé pour les startups engagées dans des dépenses précoces.

4. Ouvrez des comptes de taxes TPS et TVQ
   Enregistrez-vous auprès de Revenu Québec pour la TPS et la TVQ et assurez-vous que vos numéros de taxe apparaissent sur toutes les factures et contrats.

5. Configurez la comptabilité et les codes fiscaux
   Configurez votre logiciel comptable (QuickBooks, Xero, Sage, Wave) avec les codes fiscaux TPS/TVQ corrects, le plan de comptes et les modèles de factures.

6. Créez un système pour suivre les crédits de taxes sur les intrants
   Conservez une documentation appropriée pour réclamer la TPS/TVQ sur les dépenses d'entreprise, y compris les factures de fournisseurs avec des numéros de TPS/TVQ.

7. Ouvrez vos comptes d'impôt sur le revenu des sociétés
   Les sociétés doivent s'enregistrer pour des comptes d'impôt sur le revenu des sociétés auprès de l'ARC et de Revenu Québec.

8. Enregistrez-vous pour les retenues sur la paie et les retenues à la source (si vous embauchez des employés)
   Ouvrez des comptes pour les impôts à retenir, le RRQ, l'AE, le RQAP, la CNESST et les contributions de l'employeur.

9. Configurez les permis ou licences requis
   Selon votre secteur : permis de restaurant, licences RBQ en construction, certifications professionnelles, permis de vente au détail ou approbations municipales.

10. Ouvrez un compte bancaire d'entreprise
    Séparez les finances personnelles et professionnelles pour garantir des dossiers fiscaux clairs et éviter des problèmes de conformité.

11. Configurez la facturation conforme aux règles TPS/TVQ
    Incluez les noms légaux, les numéros de taxe, les dates de factures, les descriptions et les montants de taxe sur chaque facture.

12. Préparez des prévisions de flux de trésorerie précoces et de TPS/TVQ
    Planifiez les obligations de paiement des taxes pour éviter des problèmes de liquidité à mesure que l'entreprise croît.

13. Implémentez des systèmes de conservation des documents
    Stockez électroniquement les reçus, les contrats et les factures, et créez des procédures de révision mensuelles.

14. Planifiez les échéances de déclaration de TPS/TVQ
    Notez les échéances mensuelles, trimestrielles ou annuelles pour éviter les pénalités et les intérêts de dépôt tardif.

15. Préparez-vous aux audits dès le premier jour
    Conservez des dossiers organisés afin que Revenu Québec puisse vérifier facilement vos documents si nécessaire.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les nouveaux entrepreneurs à naviguer chaque étape administrative impliquée dans le démarrage d'une entreprise au Québec. Nous effectuons tous les enregistrements auprès du REQ, de l'ARC et de Revenu Québec, y compris les comptes de TPS/TVQ, les comptes d'impôt sur les sociétés, les comptes de paie et les permis provinciaux. Nous configurons également des systèmes comptables, créons des modèles de factures, construisons des flux de travail fiscaux et mettons en place des procédures de suivi de la TPS/TVQ dès le premier jour.

Notre équipe veille à ce que votre startup ne néglige pas les exigences cruciales d'enregistrement qui pourraient entraîner des pénalités ou des audits plus tard. Nous fournissons aux fondateurs des calendriers de conformité personnalisés, des conseils en matière d'enregistrement spécifiques à l'industrie et des listes de contrôle de documentation pour maintenir des dossiers solides tout au long de l'année.

EXPÉRIENCE RÉELLE DES CLIENTS

Une clinique de bien-être à Montréal a ouvert sans s'enregistrer pour la TVQ, supposant que les services précoces étaient exemptés. Revenu Québec a remis en question leurs premières déclarations. Mackisen a corrigé l'enregistrement, mis à jour la facturation et assuré la conformité future.

Une startup technologique a déposé son impôt sur le revenu des sociétés mais a oublié de s'enregistrer pour la TPS/TVQ. Leurs premiers clients s'attendaient à des factures fiscales. Mackisen a complété l'enregistrement immédiatement, a créé des modèles de factures conformes et a corrigé leurs premières ventes.

Une petite entreprise de construction a mélangé des achats personnels et professionnels, causant des refus de crédits de taxes sur les intrants. Mackisen a restructuré leurs comptes, créé un système de documentation et déposé des déclarations amendées pour récupérer les crédits manqués.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Quand devrais-je m'enregistrer pour la TPS/TVQ ?
Dès que vous vous attendez à dépasser trente mille dollars de revenus imposables ou lorsque l'enregistrement volontaire offre des avantages de crédits de taxes sur les intrants.

Puis-je émettre des factures sans numéros de TPS/TVQ ?
Pas si vous êtes enregistré ou si vous devez l'être. Cela peut entraîner des pénalités et des réévaluations.

Toutes les nouvelles entreprises ont-elles besoin de comptes de paie ?
Seulement si vous prévoyez d'embaucher des employés. Sinon, l'enregistrement à la paie n'est pas requis.

L'enregistrement volontaire à la TPS/TVQ peut-il bénéficier à une startup ?
Oui. Cela vous permet de récupérer des crédits de taxes sur les intrants liés aux dépenses initiales, améliorant ainsi le flux de trésorerie.

Que se passe-t-il si je m'enregistre en retard ?
Vous devrez peut-être verser des taxes rétroactivement, même si vous ne les avez pas facturées à vos clients.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée, Mackisen CPA Montréal accompagne les nouvelles entreprises dans toutes leurs obligations administratives, fiscales et comptables. Que vous lanciez une startup, ouvriez un magasin de détail ou incorporiez une nouvelle entreprise, notre équipe d'experts garantit précision, conformité totale et lancement en douceur dès le premier jour.