Retenues sur salaire 101 – Un guide complet par un cabinet CPA de Montréal près de chez vous

Introduction

Les déductions de paie font partie des responsabilités en matière de conformité les plus importantes pour les employeurs canadiens, et pourtant l'une des plus mal comprises. Que vous soyez en train de recruter votre premier employé, d'élargir votre entreprise ou de gérer une main-d'œuvre croissante, vous devez calculer et retenir correctement l'impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les primes d'assurance-emploi (AE) sur le salaire des employés. Les erreurs peuvent être extrêmement coûteuses. L'ARC tient les employeurs entièrement responsables de toute omission ou erreur dans les déductions, réévaluant souvent plusieurs années de paie avec intérêts et pénalités. Comprendre comment fonctionnent les déductions de paie, comment les calculer et comment les remettre correctement est essentiel pour chaque entreprise au Canada.

Cadre légal et réglementaire

Les déductions de paie sont régies par plusieurs lois fédérales :

• Loi de l'impôt sur le revenu — exige que les employeurs retiennent l'impôt sur le revenu
• Loi sur le Régime de pensions du Canada — exige des cotisations au RPC
• Loi sur l'assurance-emploi — exige des primes d'AE
• Loi sur la taxe d'accise — régit les remises des déductions salariales (règles administratives)
• Calculateur en ligne des déductions à la source de l'ARC (PDOC) — méthode officielle de calcul des déductions de paie

Pour se conformer, les employeurs doivent :

1. Enregistrer un compte de paie à l'ARC (RP)
   Exigé avant de payer votre premier employé.

2. Obtenir des informations sur l'employé
   Les employés doivent fournir un formulaire TD1 (fédéral et provincial) dûment rempli.

3. Calculer les déductions
   Les employeurs doivent calculer :
   • l'impôt fédéral et provincial
   • les cotisations RPC des employés
   • les primes d'AE des employés

4. Ajouter les cotisations de l'employeur
   Les employeurs doivent remettre :
   • part des cotisations RPC de l'employeur (égale à la part de l'employé)
   • part des cotisations d'AE de l'employeur (1,4 × part de l'employé)

5. Remettre les déductions dans les délais
   Généralement avant le 15 du mois suivant, ou plus fréquemment pour les grands remetteurs.

6. Déclarer les revenus et les déductions
   Les employeurs doivent préparer des relevés T4 et un sommaire T4 chaque février.

Ces règles forment la base légale des déductions de paie au Canada.

Décisions judiciaires clés

L'application stricte par l'ARC des obligations de déduction de paie a été maintenue à plusieurs reprises par les tribunaux.

1. Soper c. Canada

Le tribunal a déclaré que les directeurs sont personnellement responsables des déductions de paie non versées.

2. Hickey c. Canada

Un propriétaire d'entreprise a affirmé que les erreurs de paie étaient administratives. Le tribunal a maintenu les pénalités de l'ARC, soulignant que les déductions de paie sont des fonds en fiducie.

3. Royal Winnipeg Ballet c. Canada

Des danseurs mal classés ont entraîné des cotisations RPC et AE impayées ; l'employeur a été tenu responsable.

4. ConCreate USL Ltd. c. Canada

Des impôts sur la paie inappropriés pour des employés interprovinciaux ont entraîné une réévaluation ; le tribunal a soutenu l'ARC.

Ces affaires renforcent que la conformité en matière de paie est obligatoire et que les erreurs entraînent des conséquences importantes.

Pourquoi l'ARC cible ce sujet

Les déductions de paie sont une priorité d'application majeure car les impôts et les avantages versés sont considérés comme des fonds en fiducie — de l'argent collecté au nom du gouvernement et des employés. Les audits de l'ARC se concentrent sur les entreprises qui :

• remettent les impôts sur la paie en retard
• omettent de remettre des déductions
• calculent mal les cotisations RPC/AE
• classifient à tort les employés comme des contractuels
• ne parviennent pas à obtenir des formulaires TD1
• retiennent trop peu d'impôts sur les primes ou les commissions
• fournissent des avantages imposables sans les inclure dans la paie
• opèrent dans des industries à haut risque (construction, hôtellerie, vente au détail, services de soins)

L'ARC vérifie également les déclarations de paie avec les T4, les déclarations de TPS/TVH et les déclarations de revenus des sociétés pour identifier les divergences.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous assurons que les employeurs traitent correctement la paie et restent pleinement conformes. Notre stratégie de paie comprend :

1. Mettre en place correctement la paie

• enregistrer votre compte de paie
• obtenir et compléter des formulaires TD1
• déterminer les fréquences et les calendriers de paiement

2. Calculer des déductions précises

• utiliser le système PDOC de l'ARC
• calculer les RPC, AE et l'impôt en fonction de la province
• appliquer les règles pour les primes, les heures supplémentaires, les congés payés et les commissions

3. Remettre les impôts sur la paie

• préparer des remises mensuelles ou accélérées
• mettre en place des rappels pour éviter les pénalités
• concilier les paiements avec les relevés de l'ARC

4. Gérer les avantages imposables

• calculer les cotisations RPC/AE sur les avantages
• inclure les avantages dans le revenu des employés
• préparer des relevés T4 de fin d'année précis

5. Protection contre les audits de l'ARC

• organiser les dossiers de paie
• préparer des dossiers de défense
• répondre aux lettres d'audit de paie de l'ARC
• corriger les erreurs des années précédentes par des divulgations volontaires

Ce système assure des opérations de paie précises, efficaces et entièrement conformes.

Expérience réelle des clients

Une petite entreprise de construction de Montréal a omis les remises de paie pendant plusieurs mois. L'ARC a évalué des milliers en pénalités. Nous les avons aidés à négocier un plan de paiement et mis en œuvre des remises automatisées.

Une clinique de bien-être a mal classé des travailleurs comme des contractuels. L'ARC les a reclassés comme des employés et a réévalué les cotisations RPC/AE non versées. Nous avons corrigé la structure de paie et réduit la réévaluation.

Une entreprise de vente au détail a utilisé des tables fiscales obsolètes et a retenu trop peu d'impôts. L'ARC est intervenue. Nous avons restructuré leur système de paie, garantissant la conformité à l'avenir.

Questions fréquentes

Les propriétaires d'entreprise demandent souvent si les déductions de paie s'appliquent aux employés de la famille. Oui — sauf si des exemptions spécifiques s'appliquent.

D'autres demandent si des règles fiscales spéciales s'appliquent aux primes. Oui — l'ARC utilise des taux de retenue forfaitaire.

Certains demandent si le RPC/AE s'applique aux employés à temps partiel. Oui — s'ils atteignent les seuils de revenu minimum.

Une autre question : Les employeurs paient-ils aussi l'AE et le RPC ? Oui — les employeurs doivent contribuer aux deux parties.

Pourquoi Mackisen

Fort de plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à gérer les déductions de paie avec précision, conformité et risque minimal. Que vous recrutiez votre premier employé ou que vous gériez une grande main-d'œuvre, nos experts garantissent la précision et une protection complète de l'ARC.