Conformité fiscale sur les salaires au Canada : Un guide complet pour les propriétaires d'entreprise

Qu'est-ce que les taxes sur la paie et quand devez-vous les remettre ?

Les taxes sur la paie (appelées également déductions à la source) sont des montants que les employeurs doivent retenir sur le salaire des employés et remettre au gouvernement. Elles incluent généralement :

• Impôt sur le revenu – Impôt fédéral et provincial/territorial basé sur les formulaires TD1 et les tranches.

• Contributions au RPC/RRQ – Retenir la part de l'employé et l'employeur fait correspondre (RPC en dehors du Québec ; RRQ au Québec).

• Primes à l'AE/QPIP – Retenir la prime AE de l'employé (ou QPIP au Québec) et remettre la part de l'employeur (AE à 1,4× le montant de l'employé).

Ces montants—plus les parts de l'employeur—sont détenus en fiducie jusqu'à leur remise. Ne les utilisez pas pour des frais d'exploitation.

Fréquence de remise & Dates limites

• La plupart des nouveaux/futurs employeurs : Mensuel—avant le 15 du mois suivant.

• Remetteurs accélérés : Les employeurs de taille moyenne/grande remettent deux fois par mois ou d'ici 3 jours ouvrables après chaque paie, selon le type de remettant CRA (Ordinaire, Seuil 1, Seuil 2). Le CRA vous informe de votre statut.

• Employeurs de petite taille éligibles : Certains peuvent remettre trimestriellement si les retenues sont très faibles.

• Comment payer : Banques en ligne, Mon Compte d'Affaires, ou autres méthodes approuvées. Si la date limite tombe un week-end/jour férié, le jour ouvrable suivant s'applique.

Relevés T4 & Déclaration Annuelle

• Déposez des relevés T4 pour chaque employé et le Résumé T4 d'ici le dernier jour de février suivant l'année civile.

• Fournissez aux employés leurs T4 d'ici la même date limite.

Conseil pro : Placez les retenues dans un sous-compte bancaire séparé et mettez en place des rappels automatisés pour que de l'argent soit toujours disponible à la date d'échéance.

Pénalités pour dépôt tardif, remise tardive et défaut de remise

Dépôt tardif (T4 / Déclarations d'information)

• Les pénalités varient de 100 $ à 7 500 $, évoluent en fonction du nombre de relevés et des jours de retard.

• Même un petit employeur paie au moins 100 $ si les T4 sont en retard.

Défaut de déduction

• Si vous auriez dû retenir le RPC/l'AE/l'impôt sur le revenu mais ne l'avez pas fait, la pénalité est de 10 % du montant non déduit.

• 20 % peuvent s'appliquer dans des cas de récidive ou de négligence manifeste.

Remise tardive ou non-remise (après déduction)

• 1 à 3 jours de retard : 3 %

• 4 à 5 jours de retard : 5 %

• 6 à 7 jours de retard : 7 %

• > 7 jours de retard ou non remis : 10 %

• Un manquement répété, volontriaire/negligence grave dans la même année peut être de 20 %.

Parce que les déductions à la source sont des fonds en fiducie, le CRA traite ces délais très sérieusement.

Comment fonctionne l'intérêt du CRA sur les arriérés

• Commence le jour suivant la date d'échéance sur tout montant impayé—pas de période de grâce.

• Taux fixé trimestriellement et composé quotidiennement.

• L'intérêt s'applique également aux pénalités impayées.

• L'intérêt/pénalités ne sont pas déductibles, donc les retards deviennent rapidement coûteux. Si vous ne pouvez pas payer en totalité, payez ce que vous pouvez immédiatement pour freiner la capitalisation et arrangez le solde.

Responsabilité des directeurs (Exposition personnelle)

Selon la loi fédérale, les directeurs d'entreprise peuvent être tenus personnellement responsables des déductions à la source des employés non remises (et de la TPS/TVH selon une règle parallèle).

Le CRA doit généralement prouver :

1. La société n'a pas déduit/retiré/remis les montants requis.

2. Le CRA n'a pas pu recueillir auprès de la société (par exemple, insolvabilité/faillite, l'exécution a échoué).

3. La notification à un directeur est faite dans les deux ans suivant la cessation de ses fonctions.

Défense – Diligence raisonnable : Les directeurs peuvent éviter la responsabilité s'ils prouvent avoir pris toutes les mesures raisonnables pour prévenir la non-remise (par exemple, en séparant les fonds fiduciaires, en examinant les preuves de remise, en sécurisant un financement pour payer le CRA, en agissant rapidement lorsque des problèmes surgissent). Les directeurs passifs qui "n’ont pas su" échouent généralement à ce test.

Mesures pratiques de protection

• Traitez les paiements de paie/QST/TPS comme des paiements prioritaires.

• Conservez un sous-compte de fiducie séparé pour les déductions à la source.

• Obtenez et examinez les confirmations de remise chaque mois.

• Si des problèmes ne peuvent pas être résolus, escaladez immédiatement—envisagez de démissionner (ce qui déclenche le compteur de 2 ans) et documentez vos actions.

Si la société ne peut pas payer : options pratiques

1. Appelez les recouvrements du CRA et arrangez un plan de paiement. L'intérêt continue, mais vous pouvez prévenir les saisies/privations en vous engageant tôt.

2. Programme de divulgations volontaires (PDV). Si vous avez des problèmes de paie non déclarés dans le passé et que le CRA ne vous a pas encore contacté, un PDV peut éliminer les pénalités (vous paierez toujours des impôts et généralement des intérêts).

3. Allègement pour les contribuables (Fairness). Pour des circonstances extraordinaires (maladie, catastrophe, erreur du CRA), le CRA peut annuler/renoncer aux pénalités et/ou aux intérêts. Demandez par écrit avec des preuves.

4. Financement. Un prêt à court terme peut coûter moins cher que l'accumulation de pénalités/intérêts croissants.

5. Solutions d'insolvabilité (via un syndic autorisé en insolvabilité). Les propositions peuvent restructurer les dettes ; la faillite stoppe toute nouvelle accumulation—mais la responsabilité du directeur pour les déductions à la source peut persister, alors demandez des conseils rapidement.

6. Ne pas ignorer le CRA. Le non-engagement conduit à des gels bancaires, des RTP auprès des clients, des privilèges, et des évaluations de directeurs.

Études de cas (anonymisées)

1) "Quelques jours de retard" sont devenus coûteux
Un fabricant a remis en retard plusieurs fois. Les pénalités initiales de 5 à 10 % ont explosé avec les répétitions et les intérêts. Après un plan de paiement et l'établissement d'un sous-compte fiduciaire, les futures pénalités ont cessé. Une demande de justice par la suite a réduit certaines charges en raison d'une dureté médicale documentée.

2) Évaluation du directeur après faillite
Une entreprise de construction a payé des salaires nets mais a retenu et n'a pas remis pendant une crise de liquidité. Après la faillite, le CRA a évalué les directeurs personnellement. Le tribunal a rejeté leur défense de diligence, car ils ont continué à fonctionner tout en ne remettant pas.

3) PDV a corrigé la classification incorrecte
Une startup a payé des "entrepreneurs" qui étaient en réalité des employés. Avant que le CRA ne les contacte, l'entreprise a déposé un PDV, a payé les déductions à la source plus les intérêts, et les pénalités ont été annulées. Les travailleurs ont été intégrés dans la paie.

Demandez à l'expert : Questions-réponses rapides sur la conformité de la paie

Quelles taxes sur la paie dois-je déduire et remettre ?
Impôt sur le revenu, RPC (RRQ au Québec) et AE (QPIP au Québec). Remettez les déductions des employés plus la part de l'employeur (le RPC correspond à l'employé ; l'AE est de 1,4× l'employé).

À quelle fréquence dois-je remettre ?
Généralement une fois par mois avant le 15 du mois suivant. Le CRA peut vous reclasser en remettant accéléré (deux fois par mois ou dans les 3 jours ouvrables). Certains petits nouveaux employeurs peuvent remettre trimestriellement.

Quand les T4 sont-ils dus ?
Avant le dernier jour de février suivant l'année civile. Fournissez les slips aux employés d'ici la même date.

Que se passe-t-il si je manque une date limite de remise ?
Pénalités de 3 %, 5 %, 7 % ou 10 % selon le retard, plus des intérêts composés quotidiennement. Les cas de récidive/negligence grave peuvent être de 20 %.

Le CRA peut-il renoncer aux pénalités/intérêts ?
Parfois—via l'allègement des contribuables pour des circonstances extraordinaires. Postulez avec de la documentation ; l'allègement ne réduit pas l'impôt réel.

En tant que directeur, puis-je être tenu personnellement responsable ?
Oui, pour les retenues salariales non remises si le CRA ne peut pas recouvrer auprès de l'entreprise et que vous n'étiez pas diligent. Conservez séparément les fonds fiduciaires, vérifiez les paiements, et agissez rapidement si des problèmes surgissent.

Conclusion

• Remettez à temps, chaque fois.

• Réconciliez la paie, les T4 et le grand livre régulièrement.

• Documentez tout (calculs, journaux, confirmations).

• Contactez le CRA rapidement s'il y a un manque—plus d'options, moins de douleur.

• Directeurs : surveillez activement la conformité ; les fonds de fiducie de la paie ne sont jamais une source de fonds de roulement.