Tenue de dossiers — Combien de temps conserver vos dossiers fiscaux

Introduction
Comprendre la durée de conservation de vos dossiers fiscaux est essentiel pour les particuliers, les entreprises, les propriétaires, les professionnels indépendants et les sociétés à travers le Canada. L'ARC et Revenu Québec exigent des contribuables qu'ils conservent des livres, des dossiers et de la documentation qui soutiennent chaque revenu, déduction, crédit, déclaration de TPS/TVH, déclaration de TVQ et entrée de paie. Ne pas conserver les dossiers correctement peut entraîner des déductions refusées, des réexamens, des pénalités, des intérêts et même des réclamations pour négligence grossière. Ce guide explique combien de temps conserver vos dossiers fiscaux selon les règles de l'ARC et du Québec, quels documents doivent être retenus, comment les stocker et les meilleures pratiques pour rester prêt en cas d'audit à tout moment.

Cadre légal et réglementaire
La durée de conservation de vos dossiers fiscaux est régie par :

• la LOI DE L'IMPÔT SUR LE REVENU
• la LOI SUR LA TAXE D'ACCÈS (TPS/TVH)
• la LOI SUR LA TAXATION du Québec
• ARC IC05-1R1 — “Conservation des dossiers électroniques”
• les règlements de conservation de Revenu Québec
• les exigences de la loi sur les sociétés concernant les livres de minutes
• la législation sur la paie (RÉA, PRT, RPC, EI, CNESST)

À la fois l'ARC et l'ARQ ont le droit légal d'inspecter les dossiers pour toute année fiscale qui reste ouverte à un réexamen. Une conservation appropriée protège les contribuables.

Période standard de conservation des dossiers : 6 ans

La règle générale est simple :
Vous devez conserver tous les dossiers fiscaux pendant six ans après la fin de l'année fiscale.

Exemples :

• déclaration fiscale de 2024 → conservez les dossiers jusqu'au 31 décembre 2030
• déclarations de TPS/TVH de 2025 → conservez jusqu'au 31 décembre 2031
• bulletins de paie de 2023 → conservez jusqu'au 31 décembre 2029

C'est la règle de base pour savoir combien de temps conserver vos dossiers fiscaux, mais il existe de nombreuses exceptions.

Exceptions — Quand vous devez conserver les dossiers plus longtemps

1. Dossiers pour contestations ou appels

Si vous déposez un avis de contestation ou un appel :

• vous devez conserver les dossiers jusqu'à ce que la contestation/l'appel soit résolu,
ET
• un supplément de six ans après la résolution.

ARC et ARQ exigent une conservation prolongée car ces différends peuvent s'étendre sur plusieurs années.

2. Problèmes de TPS/TVH ou de TVQ

Les dossiers de la taxe de vente s'étendent souvent au-delà des six années standard parce que :

• l'ARC peut réexaminer la TPS/TVH si une négligence ou une fausse déclaration est suspectée
• Revenu Québec est plus strict et demande fréquemment des dossiers pendant plus de six ans

Conservez les dossiers de TPS/TVH/TVQ de manière permanente pour les industries à haut risque.

3. Dossiers de biens immobiliers et de biens capitalisés

Les transactions capitales nécessitent la conservation :

• des contrats d'achat
• des reçus de rénovation
• des frais juridiques
• des documents de financement
• des rapports d'évaluation

Cela doit être conservé au moins six ans après la vente du bien, et non pas après son achat.

Pour les revendications de résidence principale, conservez les preuves d'occupation pendant la vie + six ans.

4. Livres de minutes de sociétés et dossiers des actionnaires

Les corporations doivent conserver :

• les statuts de constitution
• les registres des actions
• les résolutions des administrateurs
• les accords des actionnaires

Cela doit être conservé de façon permanente.

Ce sont des éléments essentiels pour savoir combien de temps conserver vos dossiers fiscaux pour les corporations.

5. Amortissement des actifs à long terme (CCA)

Les documents pour les propriétés amortissables (véhicules, équipements, bâtiments) doivent être conservés :

• pendant toute la durée de possession de l'actif
• plus six ans après sa vente ou sa disposition

6. Dossiers de pertes d'entreprise ou de reports de pertes

Les dossiers soutenant :

• les pertes non capitalisées
• les pertes en capital net
• les crédits SR&ED
• les ITCs
• les reports de déclaration de TVQ

doivent être conservés jusqu'à la dernière année où le report est utilisé, plus six ans.

7. Déclarations manquantes ou non dépôt

Si une déclaration n'a jamais été déposée :
Il n'y a PAS de période de limitation.
L'ARC et l'ARQ peuvent demander des dossiers des décennies plus tard.

Quels dossiers devez-vous conserver

1. Dossiers de revenus

• factures
• reçus de vente
• contrats de location
• énoncés d'applications d'économie de concert
• contrats immobiliers
• énoncés PayPal/Stripe/Shopify

2. Dossiers de dépenses

• reçus
• relevés de carte de crédit
• journaux de kilométrage
• factures de sous-traitants
• factures de fournisseurs
• preuves de voyage
• calculs de bureaux à domicile

3. Dossiers de TPS/TVH et de TVQ

• déclarations
• documentation ITC/ITR
• factures avec taxe incluse
• rapports de systèmes de PDV

4. Dossiers de paie

• talons de paie
• déclarations T4, RL-1, PD7A
• contributions RÉA/PRT
• déclarations CNESST
• contrats de travail

5. Dossiers bancaires

• relevés bancaires
• chèques annulés
• listes de virements électroniques
• reçus de dépôt

Comprendre combien de temps conserver vos dossiers fiscaux signifie conserver tout ce qui est nécessaire pour justifier chaque ligne de votre déclaration de revenus.

Dossiers électroniques contre dossiers papier

L'ARC et l'ARQ acceptent tous deux les dossiers électroniques s'ils sont lisibles, accessibles et non altérés.

Les formats acceptables incluent :

• numérisations PDF
• copies de stockage cloud
• sauvegardes de logiciels de comptabilité
• images numériques de reçus

Vous devez toujours conserver les dossiers électroniques pour toute la durée de conservation.

Décisions judiciaires clés

Les tribunaux statuent systématiquement que :

• les contribuables portent le fardeau de la preuve
• les reçus manquants justifient le refus de déductions
• les dossiers électroniques sont valides s'ils sont fiables
• une documentation inadéquate permet à l'ARC/ARQ d'estimer les revenus
• le non-respect des livres peut entraîner des pénalités de négligence grossière
• la documentation relative aux propriétés capitales doit être préservée à long terme

Savoir combien de temps conserver vos dossiers fiscaux évite ces risques.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec exigent des exigences de conservation strictes

Les agences fiscales imposent la conservation des dossiers parce que :

• les dossiers soutiennent l'exactitude des audits
• les reçus manquants entraînent le refus de déductions
• la conformité à la TPS/TVQ nécessite une preuve à chaque facture
• les erreurs de paie surviennent sans documentation
• les audits immobiliers s'appuient fortement sur des dossiers à long terme
• l'ARC utilise des outils de correspondance numérique pour découvrir des écarts

Comprendre combien de temps conserver vos dossiers fiscaux garantit que vous restez prêt pour les audits et conforme.

Stratégie Mackisen

Mackisen CPA fournit des solutions complètes de conservation des dossiers et de préparation aux audits :

• conception de systèmes de classement numériques
• organisation des reçus et des dossiers bancaires
• préparation de dossiers prêts pour l'audit concernant la TPS/TVH, la paie et l'impôt sur le revenu
• conseils sur le stockage des données, les sauvegardes et les règles de conservation
• reconstruction des dossiers manquants pendant les audits
• garantie d'un stockage à long terme pour les biens capitalisés, les pertes et les investissements
• préparation de vérifications de conformité pour assurer la préparation de l'ARC et de l'ARQ

Notre approche structurée garde les clients protégés et la documentation hermétique.

Expérience de clients réels

Exemples de la façon dont Mackisen a soutenu des clients confrontés à des problèmes de conservation des dossiers :

• Un entrepreneur a perdu des reçus lors d'un déménagement. L'ARC a refusé des dépenses. Nous avons reconstruit les dossiers en utilisant des données bancaires et préservé la plupart des déductions.
• Un propriétaire du Québec a jeté des reçus de rénovation après avoir vendu un bien locatif. L'ARQ a réévalué les gains en capital. Mackisen a fait appel et réduit l'évaluation.
• Une entreprise a utilisé uniquement des dossiers papier détruits dans une inondation. Nous avons reconstruit des dossiers de revenus et de dépenses en utilisant des factures de fournisseurs et des rapports de PDV.
• Un freelance n'a tenu aucun journal de kilométrage. L'ARC a refusé des dépenses de véhicule. Nous avons reconstruit un journal défendable pour réduire les ajustements.

Ces exemples montrent pourquoi il est essentiel de savoir combien de temps conserver vos dossiers fiscaux.

Questions fréquentes

• L'ARC accepte-t-elle des reçus numériques ?
Oui—s'ils sont lisibles et stockés en toute sécurité.

• Puis-je jeter des reçus après six ans ?
Oui—sauf s'ils se rapportent à des actifs ou à des transactions qui sont encore ouvertes.

• Combien de temps devrais-je conserver les dossiers d'entreprise ?
Les livres de minutes et les dossiers des actions doivent être conservés de manière permanente.

• Les factures de TPS/TVH nécessitent-elles une conservation spéciale ?
Oui—les ITCs peuvent être refusés sans factures appropriées.

• Combien de temps devrais-je conserver les dossiers immobiliers ?
Jusqu'à ce que le bien soit vendu + six ans.

• Que faire si je perds des dossiers ?
Ils doivent être reconstruits.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée de CPA, Mackisen CPA Montréal aide les contribuables à rester conformes tout en protégeant leurs déductions, crédits et positions fiscales. Que ce soit pour organiser des dossiers personnels, commerciaux ou immobiliers, notre équipe d'experts garantit précision, structure et défense en cas d'audit. En conseillant sur combien de temps conserver vos dossiers fiscaux, Mackisen fournit des systèmes complets de conservation des dossiers, des stratégies de classement numérique et un soutien à la documentation prête pour l'audit.