Liste de vérification de survie pour l'audit des petites entreprises : Préparer vos dossiers – Un guide complet par un cabinet de comptables agréés de Montréal près de chez vous

Introduction

Un audit de l'ARC peut être accablant pour tout propriétaire de petite entreprise, mais la plupart du stress provient de documents manquants, de dossiers désorganisés et de processus financiers flous. Avec la bonne préparation, vous pouvez réduire considérablement le risque de réévaluation, de pénalités ou de charges de négligence grave. Une entreprise bien organisée non seulement surmonte un audit de l'ARC, mais le réussit avec confiance. Ce guide fournit une Liste de contrôle de survie pour audits de petites entreprises complète pour vous aider à préparer vos dossiers, éviter les drapeaux rouges et protéger votre entreprise contre des erreurs coûteuses.

Cadre légal et réglementaire

Les petites entreprises sont auditées en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur les accises (TPS/TVH), et de la Loi sur l'administration fiscale (Québec). Les auditeurs de l'ARC examinent : les rapports de revenus, la conformité TPS/TVH, les remises de paie, les déclarations de sociétés T2, les paiements aux sous-traitants, les transactions immobilières et les obligations de retenue à la source. Les entreprises doivent tenir des livres clairs et précis pendant au moins six ans, et l'ARC peut étendre les audits au-delà de cela si elle soupçonne une négligence ou une fausse déclaration.

Décisions judiciaires clés

Dans R. c. Ling, la Cour suprême a confirmé l'utilisation par l'ARC de méthodes de vérification indirectes (analyse des dépôts bancaires, audits de valeur nette) lorsque les dossiers commerciaux étaient peu fiables. Dans Precision Gutters c. Canada, le refus par l'ARC de crédits de taxe sur les intrants (CTI) en raison de la documentation manquante a été confirmé, prouvant l'importance de factures appropriées. Dans Mohiuddin c. Canada, les hypothèses de l'ARC ont été maintenues parce que le propriétaire de l'entreprise n'a pas fourni de comptabilité fiable. Ces affaires soulignent que des dossiers organisés sont votre meilleure défense.

Liste de contrôle de survie pour audits de petites entreprises

1. Rapport de revenus

Réconciliez les ventes avec les dépôts bancaires chaque mois
Suivez les ventes en espèces et émettez des reçus
Assurez-vous que les plateformes de commerce électronique (Shopify, Stripe, PayPal) correspondent aux revenus déclarés
Maintenez des livres de ventes et des rapports de point de vente
Documentez les transferts inter-entreprises

2. Documentation des dépenses

Conservez tous les reçus, factures et preuves de paiement
Assurez-vous que les factures des fournisseurs incluent les numéros de TPS/TVH
Catégorisez les dépenses de manière cohérente
Séparez les dépenses professionnelles et personnelles
Évitez de revendiquer des articles personnels comme déductions d'entreprise

3. Dossiers bancaires et de cartes de crédit

Utilisez des comptes et cartes bancaires professionnels séparés
Réconciliez les comptes chaque mois
Documentez tout transfert de personnel à entreprise ou de entreprise à personnel

4. Conformité TPS/TVH

Déposez les déclarations à temps
Soutenez tous les CTI avec des factures
Maintenez des documents de travail TPS/TVH
Assurez-vous que les règles de lieu de fourniture sont correctes
Réconciliez la TPS collectée avec les ventes

5. Conformité en matière de paie

Maintenez des contrats d'emploi
Conservez des journaux de paie et des confirmations de remise
Déclarez les avantages imposables (véhicules, allocations, cadeaux)
Évitez de reclasser des employés en tant que détenteurs de contrats

6. Dossiers de véhicule et de kilométrage

Maintenez un registre de kilométrage conforme à l'ARC
Suivez les reçus de carburant, de réparations, d'assurance et d'entretien
Séparez les pourcentages d'utilisation professionnelle et personnelle

7. Dossiers de bureau à domicile (le cas échéant)

Conservez les calculs pour les déductions de l'espace de travail à domicile
Fournissez les factures d'électricité, de loyer, d'intérêts hypothécaires et de réparations
Documentez les critères d'utilisation exclusive le cas échéant

8. Documentation des sous-traitants

Conservez des contrats, des factures et des preuves de paiement
Vérifiez l'enregistrement TPS/TVH des sous-traitants si applicable
Maintenez les dépôts T5018 pour les entreprises de construction

9. Dossiers de transactions immobilières

Garder les contrats d'achat/vente
Suivre les reçus de rénovation
Documenter les portions professionnelles et personnelles
Enregistrer les informations fiscales et hypothécaires

10. Dossiers d'entreprise

Maintenir des livres de procès-verbaux
Conserver les dossiers de prêts aux actionnaires
Suivre les dividendes par rapport aux salaires
Conserver des états financiers et des balances de vérification

11. Suivi des inventaires (le cas échéant)

Effectuer des comptages d'inventaire à la fin de l'année
Suivre avec précision le coût des biens vendus (CBV)
Conserver les factures des fournisseurs pour tous les achats

12. Activité Crypto ou d'Investissement

Conserver les historiques de transactions
Documenter les calculs de gains en capital
Maintenir les dossiers de taux de change

13. Organisation prête pour l'audit

Numérotez et étiquetez les documents
Conserver des fichiers numériquement et physiquement
Maintenez un système de comptabilité clair
Conservez des copies de sauvegarde
Préparez des tableaux récapitulatifs pour les auditeurs

Contrôles internes

Utilisez un logiciel de comptabilité (QuickBooks, Xero, Sage)
Mettez en œuvre des processus d'approbation double pour les paiements
Révisez la TPS/TVH et la paie avant soumission

Que faire lorsque vous recevez une lettre d'audit

Répondez immédiatement, demandez plus de temps si nécessaire, évitez de fournir des informations excessives et laissez un CPA gérer la communication. Les audits de l'ARC s'intensifient lorsque les dossiers sont désorganisés ou lorsque les contribuables tentent d'expliquer sans documentation.

Conséquences d'une mauvaise tenue de dossiers

l'ARC peut évaluer : des revenus supplémentaires, des dépenses refusées, des TPS/TVH dus, des responsabilités salariales, des pénalités pour négligence grave (50 %), des pénalités de non-déclaration répétées et des intérêts composés quotidiens. Des dossiers faibles augmentent également la durée des audits et le stress.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les petites entreprises à se préparer pour les audits en organisant les dossiers financiers, en reconstruisant les documents manquants, en mettant en œuvre des systèmes de comptabilité, en corrigeant les problèmes de TPS/TVH et de paie, et en défendant contre les hypothèses de l'ARC. Nos forfaits d'audit ont inversé avec succès des réévaluations à six chiffres.

Expérience client réelle

Une entreprise de construction de Montréal a évité 130 000 $ en réévaluations après que nous avons reconstruit deux ans de factures et de rapprochements bancaires. Un vendeur de commerce électronique a réussi un audit TPS après que nous avons réconcilié les relevés des commerçants. Un professionnel de la santé a inversé des dépenses refusées avec notre package de preuves structuré. Une entreprise de vente au détail a passé un audit de paie grâce à une documentation appropriée des avantages imposables.

Questions fréquentes

Quel est le plus grand drapeau rouge en audit ? Documentation manquante. Ai-je besoin d'un CPA pour survivre à un audit ? Fortement recommandé. L'ARC accepte-t-elle les reçus numériques ? Oui, s'ils sont clairs et complets. Que faire si mes dossiers sont en désordre ? Ils peuvent être reconstruits - mais avant que l'ARC ne les demande.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal prépare les petites entreprises à réussir des audits de l'ARC avec confiance, organisation et documentation solide. Nous protégeons votre entreprise contre des réévaluations coûteuses et renforçons votre base financière.