Liste de contrôle de conformité de la taxe de vente pour les petites entreprises (édition du Québec) — Cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction
Pour les petites entreprises au Québec, rester en conformité avec la TPS (Taxe sur les Produits et Services) et la TVQ (Taxe de Vente du Québec) est essentiel pour éviter les pénalités, les réévaluations et les problèmes de trésorerie. Que vous gériez un magasin de détail, un cabinet de consultation ou un magasin en ligne, une bonne gestion de la taxe de vente garantit que votre entreprise reste rentable et légalement protégée.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous avons conçu cette liste de vérification de conformité à la Taxe de Vente du Québec pour aider les petites entreprises à simplifier leur processus de déclaration et à éviter des erreurs coûteuses. Ce guide étape par étape décrit tout ce que vous devez faire — de l'enregistrement à la tenue de dossiers — pour rester pleinement conforme avec Revenu Québec (ARQ) et l'Agence du revenu du Canada (ARC).

1. Conformité d'enregistrement

Déterminez vos exigences d'enregistrement :

• Inscrivez-vous pour la TPS et la TVQ une fois que vos revenus imposables totaux dépassent 30 000 $ au cours des 12 derniers mois.

• Vous pouvez vous inscrire volontairement avant d'atteindre ce seuil pour demander des crédits de taxe sur les intrants (CTI) et des remboursements de taxe sur les intrants (RTI).

Demandez les deux numéros :

• Enregistrement TPS : Numéro d'entreprise de l'ARC (NE) – par exemple, 123456789RT0001.

• Enregistrement TVQ : Revenu Québec – par exemple, TQ1234567890.

Affichez vos numéros d'enregistrement sur toutes les factures et reçus.

Conseil de Mackisen : Gardez vos enregistrements TPS et TVQ sous la même entité juridique pour simplifier le reporting.

2. Exactitude des taux de taxe

Appliquez les taux corrects :

• TPS : 5 % (fédéral).

• TVQ : 9,975 % (provincial, calculé sur le prix incluant la TPS).

Vérifiez les ventes exemptées ou à taux nul :

• Exempt (pas de taxe perçue, pas de CTI/RTI) : loyers résidentiels, services financiers, assurances, etc.

• Ventes à taux nul (taxe de 0 %, CTI/RTI permis) : exportations, produits alimentaires de base, médicaments sur ordonnance.

Vérifiez les ventes en ligne :
Pour les consommateurs québécois, assurez-vous que la TVQ s'applique aux ventes en ligne et aux abonnements selon les règles fiscales numériques 2019 de Revenu Québec.

3. Exigences de facturation

Incluez les éléments suivants sur chaque facture :

• Nom commercial légal et adresse.

• Date et numéro de facture.

• Nom du client et description des biens/services.

• Montant total (avant taxes).

• TPS et TVQ indiquées séparément.

• Vos numéros d'enregistrement TPS et TVQ.

• Montant total à payer.

Utilisez un logiciel conforme (QuickBooks, Sage, Xero) pour automatiser les calculs de taxe et générer des factures conformes.

4. Tenue de registres et documentation

Maintenez des dossiers organisés pendant au moins six ans selon la Loi sur l'administration fiscale (Québec) s.34 :

• Factures de vente et d'achat.

• Reçus de fournisseurs montrant la TPS/TVQ payée.

• Relevés bancaires et de cartes de crédit.

• Dépôts fiscaux et confirmations de paiement.

Stockez les dossiers numériquement et sauvez-les dans un stockage cloud sécurisé.

Vérifiez les numéros d'enregistrement des fournisseurs avant de demander des CTI/RTI — utilisez le Registre TPS de l'ARC et l'outil de vérification de la TVQ de Revenu Québec.

5. Calcul et enregistrement des taxes

Calculez les taxes correctement :

• TPS = Montant de la vente × 5 %.

• TVQ = (Montant de la vente + TPS) × 9,975 %.

Exemple :
Vente : 1 000 $ → TPS = 50 $ → TVQ = 104,74 $ → Total = 1 154,74 $.

Enregistrez les taxes séparément dans vos livres :

• “TPS à payer” et “TVQ à payer” pour les taxes perçues.

• “TPS récupérable” et “TVQ récupérable” pour les taxes payées sur les dépenses.

6. Calendrier de dépôt et délais

Déterminez votre fréquence de dépôt :

Déposez les deux déclarations par voie électronique :

• TPS/TVH : Mon dossier d'affaires de l'ARC (canada.ca/mon-dossier).

• TVQ : Mon dossier de Revenu Québec (revenuquebec.ca/mon-dossier).

• Fixez des rappels 10 jours avant chaque date limite pour éviter les pénalités de retard.

7. Demander des crédits de taxe sur les intrants (CTI) et des remboursements de taxe sur les intrants (RTI)

Suivez tous les achats liés à l'entreprise et réclamez les crédits/remboursements admissibles.
Conservez des factures valides montrant les numéros de TPS/TVQ des fournisseurs.
Excluez les dépenses personnelles ou les achats non commerciaux.

Dépenses courantes admissibles :

• Loyer, services publics, assurances.

• Services professionnels (juridiques, comptables).

• Fournitures de bureau, logiciels et marketing.

Admissibilité partielle (par exemple, règle des 50 %) : repas, divertissement, véhicules de passagers.

8. Paiements de taxes à remettre ou à recevoir

Si vous devez des taxes :

• Payer électroniquement via les services bancaires en ligne ou par le biais des portails de l'ARC/ARQ.

• Transférez la TPS/TVQ perçue dans un compte de retenue de taxe séparé pour garantir que les fonds soient disponibles.

Si vous attendez un remboursement :

• L'ARC/ARQ effectuera des dépôts dans un délai de 10 à 15 jours ouvrables pour les dépôts électroniques.

Vérifiez toujours que les paiements et les remboursements correspondent aux montants déclarés.

9. Conformité et préparation à l'audit

Préparez-vous à d'éventuels audits de l'ARC ou de Revenu Québec en maintenant :

• Un classeur de dépôt fiscal avec toute la documentation pour chaque période.

• Un résumé de rapprochement entre les ventes et les taxes versées.

• Des copies des remboursements et des crédits appliqués.

Répondez rapidement aux lettres de Demande d'information (DI) de Revenu Québec avec toute la documentation requise.

Gardez une liste de vérification TPS/TVQ interne pour le personnel qui s'occupe de la facturation ou de la comptabilité.

10. Cherchez une supervision professionnelle

Engagez un CPA pour examiner périodiquement les déclarations — surtout si vous :

• Avez plusieurs divisions ou opérations complexes.

• Gérez des ventes transfrontalières ou en ligne.

• Demandez de grands CTI/RTI.

Préparez un examen de conformité TPS/TVQ annuel avec votre CPA pour vérifier :

• Les taux et exonérations corrects.

• La précision des dépôts et la configuration du système.

• La complétude de la documentation.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous fournissons des services de rapprochement trimestriels et des systèmes de documentation à l'épreuve des audits pour les petites entreprises.

Jurisprudence et aperçu légal
Les décisions judiciaires clés soulignent l'importance d'une tenue de dossiers précise et la responsabilité des contribuables :

• Hickman Motors Ltd. c. Canada (CSC 1997) — le contribuable doit prouver chaque déclaration et réclamation.

• Canderel Ltée c. Canada (CSC 1998) — les déclarations doivent refléter l'activité réelle de l'entreprise.

• Lac d'Amiante du Québec Ltée (CSC 2001) — Revenu Québec peut réévaluer pour documentation manquante.

Ces affaires soulignent que des dossiers complets et précis sont votre meilleure protection légale.

Gagner avec l'ARC et Revenu Québec
Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les petites entreprises à rester 100 % conformes :

1. Enregistrement et configuration fiscales – Nous enregistrons et configurons des comptes TPS/TVQ.

2. Automatisation des dépôts – Nous mettons en place des systèmes comptables pour des dépôts automatisés.

3. Documentation et rapprochement – Nous préparons des dossiers organisés, prêts pour l'audit.

4. Formation et supervision – Nous formons le personnel à gérer la TPS/TVQ avec confiance et précision.

Mackisen Service Hub : Votre partenaire en conformité fiscale
Notre Mackisen Service Hub fournit un soutien complet TPS/TVQ pour les PME du Québec :

• Configuration et enregistrement fiscaux complets.

• Préparation des dépôts et soumissions électroniques.

• Optimisation des remboursements et préparation à l'audit.

• Formation du personnel et examens de conformité.

Nos CPA auditeurs et avocats fiscalistes bilingues — formés à McGill, à l'Université de Montréal et à l'Université Concordia — s'assurent que chaque aspect de votre entreprise respecte les exigences fiscales complexes du Québec.

Exemple de client réel
Une startup d'e-commerce à Longueuil a sous-déclaré la TVQ pendant deux trimestres en raison d'erreurs de facturation. Mackisen CPA a corrigé les déclarations, récupéré 7 800 $ de taxes trop perçues et mis en place une liste de vérification de conformité pour éviter de futures erreurs. L'entreprise dépose désormais à temps, chaque fois, sans aucune discordance.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA et en droit, Mackisen CPA Montréal s'assure que les petites entreprises québécoises restent conformes, précises et à l'abri des audits.

Lorsque vous suivez la liste de vérification de Mackisen, vos déclarations TPS/TVQ deviennent simples, transparentes et sans souci — vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.