T5018 Feuillets expliqués : Rapport sur les paiements des sous-traitants dans l'industrie de la construction - Cabinet CPA près de chez vous, Montréal

L'industrie de la construction au Québec est l'un des secteurs les plus surveillés par l'ARC et Revenu Québec. Avec un sous-traitage constant, des factures d'avancement, des paiements en espèces et des flux de travail intensifs en main-d'œuvre, les autorités fiscales s'appuient fortement sur les mécanismes de déclaration pour détecter les revenus non déclarés et les incohérences de déclarations. Parmi ces mécanismes, le feuillet T5018 — également connu comme l'État des paiements de contrats — est l'un des outils de conformité les plus critiques, mais mal compris, pour les entrepreneurs.

Ce guide élargi explique quand les feuillets T5018 sont requis, comment les préparer, le cadre légal entourant la déclaration des sous-traitants, ce que l'ARC recherche lors des audits, et comment éviter les pièges les plus courants. Il décrit également comment un cabinet de comptables professionnels près de chez vous à Montréal peut aider à protéger votre entreprise contre les réévaluations coûteuses.

Cadre légal et réglementaire

Les entreprises de construction et les entreprises impliquées dans des activités de construction doivent déclarer les paiements effectués aux sous-traitants en déposant un Sommaire T5018 annuel et en émettant des feuillets T5018 à chaque sous-traitant. Cette obligation relève de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la politique administrative de l'ARC, spécifiquement pour les entreprises dont l'activité principale implique la construction, la rénovation, la réparation ou la démolition.

Une entreprise doit déposer des feuillets T5018 si toutes les conditions suivantes s'appliquent :

• Elle est dans le secteur de la construction ou un secteur connexe à la construction
• Elle effectue des paiements aux sous-traitants pour des services de construction
• Les paiements totaux annuels dépassent les seuils de déclaration de l'ARC
• Les paiements sont liés à des activités de construction en tout ou en partie

Les paiements qui doivent être déclarés comprennent la main-d'œuvre, les services et les factures de main-d'œuvre/matériaux mixtes, à moins que les matériaux ne soient clairement séparés. Les entreprises doivent déclarer :

• Nom du sous-traitant
• Numéro de l'entreprise ou NAS
• Montant total payé au cours de l'année civile
• Période de services
• TPS/TVQ payée ou incluse, le cas échéant

L'ARC exige que ces feuillets soient soumis en utilisant la déclaration de l'année civile, indépendamment de la clôture d'exercice fiscal.

Le non-dépôt des feuillets T5018 peut entraîner :

• Des pénalités par feuillet
• Des pénalités de dépôt tardif
• Des pénalités pour négligence grave en cas de non-conformité répétée
• Une probabilité accrue d'un audit complet de construction

Décisions judiciaires clés et précédents juridiques

Les tribunaux ont maintes fois souligné l'importance de la déclaration des sous-traitants dans le secteur de la construction.

Dans plusieurs décisions, les juges ont souligné que :

• Si une entreprise est impliquée dans des activités de construction, elle doit déposer des feuillets T5018 même si elle considère que les sous-traitants sont "temporaires" ou "informels"
• Les paiements sans noms de sous-traitants ou dossiers complets peuvent être refusés en tant que déductions
• Les entreprises demeurent responsables de la documentation des sous-traitants même lorsque ceux-ci opèrent de manière informelle ou ne fournissent pas de détails complets
• Les paiements en espèces aux sous-traitants sans documents justificatifs créent des motifs de réévaluation

Les affaires montrent que l'ARC est autorisée à reconstruire le revenu en utilisant des données de tiers, des factures de fournisseurs, des dépôts bancaires et des estimations de l'industrie lorsque la conformité T5018 fait défaut.

Dans une affaire notable, un entrepreneur a tenté de justifier les paiements à une "main-d'œuvre occasionnelle" sans émettre de feuillets T5018. L'ARC a refusé toutes les déductions de main-d'œuvre. Le tribunal a confirmé la décision de l'ARC, déclarant que l'entrepreneur avait la responsabilité de documenter toutes les relations avec les sous-traitants.

Dans une autre affaire, un sous-traitant utilisait une corporation sur papier mais ne fournissait aucun numéro de société ni factures. L'entrepreneur a omis d'émettre des feuillets T5018 et a été assujetti à des pénalités et à des taxes sur des dépenses refusées.

Ces affaires démontrent l'importance d'une déclaration et d'une documentation appropriées.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec se concentrent sur la conformité T5018

L'ARC considère l'industrie de la construction comme à haut risque en raison de :

• Un volume élevé d'activité de sous-traitance
• Des transactions en espèces fréquentes
• Des factures incohérentes ou manquantes
• De grandes demandes de remboursement pour main-d'œuvre
• Des risques potentiels liés à l'économie souterraine
• Des rapports TPS/TVQ inexactes
• Des paiements en double ou des incohérences non déclarées T4A vs T5018

L'ARC utilise les données T5018 dans le cadre de son Initiative nationale sur la conformité dans la construction. Les données des feuillets aident l'ARC :

• À identifier les sous-traitants qui ne déclarent pas leurs revenus
• À faire correspondre les déductions de dépenses des entrepreneurs avec les revenus déclarés des sous-traitants
• À détecter les sous-traitants opérant sans enregistrement TPS/TVQ
• À déclencher des audits lorsque les montants des feuillets ne correspondent pas à l'activité bancaire
• À identifier les sous-traitants non enregistrés ou informels

Revenu Québec vérifie :

• Les dossiers de licence RBQ
• Les fichiers d'enregistrement TPS/TVQ
• Les feuillets RL-1
• Les états de revenus des sous-traitants
• Les listes de permis municipaux
• Les références de coût de main-d'œuvre par rapport aux revenus

La non-conformité augmente considérablement le risque d'audit car les autorités considèrent les données T5018 manquantes comme un signal d'alarme pour un travail au noir non déclaré.

La stratégie Mackisen : Assurer une conformité totale

Chez Mackisen CPA Montréal, nous travaillons avec des entreprises de construction, des rénovateurs et des entrepreneurs pour établir un système complet de conformité T5018. Cela inclut :

• Identifier les sous-traitants soumis à la déclaration T5018
• Mettre en place des dossiers numériques pour tous les paiements des entrepreneurs
• Réconcilier les factures de main-d'œuvre, les virements électroniques et les paiements par chèque
• S'assurer que tous les sous-traitants fournissent des détails commerciaux appropriés
• Faire correspondre la TPS/TVQ perçue avec la TPS/TVQ payée
• Confirmer le statut de licence RBQ lorsque cela est nécessaire
• Rassembler les contrats ou les bons de commande pour chaque sous-traitant
• Préparer et déposer les feuillets T5018 avec précision et dans les délais
• Préparer la documentation de sauvegarde prête pour l'audit

Nous construisons des systèmes qui garantissent que les coûts de main-d'œuvre peuvent être prouvés même des années plus tard, réduisant ainsi le risque de perte de dossiers et de déductions refusées.

Expérience client réelle

Un entrepreneur général montréalais a été soumis à un audit de paie de l'ARC après avoir omis d'émettre des feuillets T5018 pour plusieurs sous-traitants. L'ARC a remis en question plus de 180 000 $ en dépenses de main-d'œuvre. Les entrepreneurs payés par virement électronique n'avaient pas de factures, et certains sous-traitants travaillaient sous leur nom personnel. Nous avons reconstruit toutes les factures en utilisant des journaux de livraison de fournisseurs, des horaires de chantier, des confirmations par courriel et des relevés bancaires. Les feuillets T5018 ont été déposés rétroactivement, et nous avons négocié une réévaluation beaucoup plus basse.

Dans une autre affaire, une entreprise de toiture a émis des feuillets T5018 mais a appliqué de manière incohérente les règles de la TPS/TVQ. L'ARC a contesté les demandes de crédits de taxe à l'entrée (CTE) et les déductions de sous-traitants. Nous avons corrigé toutes les factures, mis à jour les numéros fiscaux, et résolu les divergences entre les feuillets et les états financiers de fin d'année.

Une entreprise de rénovation domiciliaire avait des sous-traitants payés en espèces avec des notes manuscrites. L'ARC a refusé presque toutes les déductions de main-d'œuvre. Nous avons construit un système conforme pour les années futures, mis en place des contrats de sous-traitance formels, et récupéré une grande partie des dépenses après un travail documentaire approfondi.

Questions courantes

Quand dois-je déposer des feuillets T5018 ?

Lorsque vous opérez dans l'industrie de la construction et que vous payez des sous-traitants pour des services liés à la construction durant l'année civile.

Que faire si les sous-traitants refusent de donner leur numéro d'entreprise ?

Vous devez documenter les tentatives et déclarer toutes les informations dont vous disposez. L'ARC s'attend à une diligence raisonnable raisonnable.

Les factures de matériaux uniquement nécessitent-elles un dépôt T5018 ?

Non, si les matériaux sont clairement séparés de la main-d'œuvre. Les factures mixtes doivent être rapportées.

Les feuillets T4A sont-ils les mêmes que les feuillets T5018 ?

Non. Le T5018 est pour les paiements aux sous-traitants dans la construction ; le T4A est pour les paiements de services généraux dans tous les secteurs.

Que se passe-t-il si je manque les délais de dépôt ?

Des pénalités s'appliquent par feuillet, et l'ARC peut augmenter le ciblage des audits pour les années futures.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité publique, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises de construction à rester conformes tout en protégeant les déductions de main-d'œuvre. Que vous travailliez avec un seul sous-traitant ou des dizaines, notre équipe d'experts garantit un reporting, une documentation et une protection complète contre les audits.