Les 5 principales erreurs de comptabilité commises par les petites entreprises au Canada — et comment les éviter

Introduction

Une comptabilité précise est la base de chaque entreprise financièrement saine. Pourtant, de nombreuses petites entreprises au Canada prennent du retard, dépendent de dossiers incomplets ou mélangent transactions personnelles et professionnelles — ce qui conduit à des audits de l'ARC, des déductions perdues, des problèmes de trésorerie et des déclarations fiscales incorrectes. Que vous soyez un freelancer, un vendeur en ligne, un entrepreneur, un restaurateur, un consultant ou une société, la qualité de votre comptabilité affecte directement votre facture fiscale, votre capacité à obtenir un financement et votre rentabilité globale. Ce guide explique les cinq erreurs de comptabilité les plus courantes et comment les corriger avant que l'ARC ne remarque.

Erreur 1 : Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles

L'une des erreurs de comptabilité les plus graves est d'utiliser le même compte bancaire ou la même carte de crédit pour les transactions professionnelles et personnelles. Lorsque les dossiers sont mélangés :
l'ARC peut refuser des déductions parce que les dépenses ne peuvent pas être vérifiées
les revenus peuvent sembler sous-estimés
les enregistrements deviennent plus difficiles à rapprocher
les audits prennent plus de temps et deviennent plus risqués
Les propriétaires d'entreprise devraient maintenir un compte bancaire professionnel séparé et une carte de crédit pour garantir une comptabilité propre et prête pour un audit.

Erreur 2 : Ne pas conserver les reçus ou perdre la documentation

L'ARC exige des entreprises qu'elles conservent les reçus pendant au moins six ans. Des reçus manquants entraînent des déductions refusées, des réévaluations de la TPS/TVH et une rentabilité réduite. De nombreuses petites entreprises perdent de l'argent simplement parce qu'elles ne peuvent pas prouver leurs dépenses. Les entreprises doivent conserver :
des reçus originaux ou numériques
une preuve de paiement
des factures
des contrats
des relevés bancaires ou de carte de crédit (documents supports seulement)
Les reçus numériques sont acceptables s'ils sont lisibles, complets et conservés de manière sécurisée.

Erreur 3 : Ne pas rapprocher les comptes bancaires et les processeurs de paiement

Les rapprochements mensuels sont essentiels. Des erreurs se produisent lorsque les entreprises échouent à rapprocher :
les comptes bancaires
les cartes de crédit
PayPal, Stripe, Square
Les paiements Shopify
les états des vendeurs Amazon
Les dépôts doivent correspondre aux factures ou aux ventes. L'ARC compare les revenus des processeurs de paiement aux déclarations fiscales. Si les revenus du processeur sont plus élevés, l'ARC suppose un revenu sous-déclaré. Le rapprochement prévient des réévaluations coûteuses.

Erreur 4 : Déclaration incorrecte de la TPS/TVH

De nombreuses entreprises :
appliquent le mauvais taux de TPS/TVH
déposent en retard
réclament des ITC incorrectement
oublient de remettre la TPS/TVH collectée
ne parviennent pas à s'enregistrer une fois qu'elles dépassent le seuil de 30 000 $
Ces erreurs déclenchent certains des audits les plus courants de l'ARC. Les entreprises doivent comprendre :
quelles ventes sont imposables
quand appliquer la TPS/TVH en fonction de la localisation du client
comment suivre les crédits de taxe d'entrée
quand déposer des déclarations annuelles, trimestrielles ou mensuelles

Erreur 5 : Mauvais suivi des comptes à recevoir et des comptes à payer

Lorsque les créances et les dettes ne sont pas suivies correctement :
la trésorerie devient imprévisible
les factures impayées s'accumulent
les fournisseurs restent non payés
la rentabilité devient floue
l'ARC peut remettre en question l'exactitude des états financiers
Un suivi approprié garantit que les entreprises savent qui leur doit de l'argent et à qui elles doivent — essentiel pour des rapports financiers précis et un bon flux de trésorerie.

Autres erreurs courantes

ne pas enregistrer les journaux de kilométrage pour les déductions de véhicule
ignorer le suivi des stocks (surtout pour le commerce électronique et le commerce de détail)
ne pas enregistrer correctement les prêts d'actionnaires
utiliser incorrectement les logiciels de comptabilité
ne pas catégoriser les dépenses de manière cohérente
Ces négligences entraînent des erreurs dans les déclarations fiscales de fin d'année et augmentent l'exposition aux audits de l'ARC.

Comment une mauvaise comptabilité conduit à des problèmes avec l'ARC

Les audits de l'ARC commencent souvent en raison de problèmes de comptabilité tels que :
dépenses inhabituelles
marges bénéficiaires incohérentes
les ventes en espèces ne correspondent pas aux dépôts
grandes ajustements pendant le dépôt fiscal
reçus manquants
réclamations incorrectes de TPS/TVH
L'ARC peut réévaluer plusieurs années si les livres semblent peu fiables. Une comptabilité propre et cohérente réduit considérablement les risques.

Comment corriger les problèmes de comptabilité

réviser les dossiers passés et corriger les erreurs
effectuer des rapprochements complets des banques et des marchands
dématérialiser les reçus et adopter un stockage cloud sécurisé
utiliser des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, Xero ou Sage
séparer les comptes professionnels et personnels
embaucher un soutien comptable professionnel
Une approche proactive protège votre entreprise et renforce les rapports financiers.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à assainir leur comptabilité, à effectuer des ajustements de fin d'année, à rapprocher des comptes, à corriger des problèmes de TPS/TVH et à établir des systèmes qui réduisent le risque d'audit. Nos services de comptabilité et de conseil garantissent que vos dossiers financiers restent précis, organisés et entièrement conformes à l'ARC.

Expérience des clients réels

Un restaurateur confronté à un audit de la TPS a évité des pénalités après que nous avons reconstruit des données manquantes sur les POS et les processeurs de paiement. Un entrepreneur avec des transactions personnelles et professionnelles mélangées a résolu les préoccupations de l'ARC grâce à un nettoyage complet de la comptabilité. Une entreprise de commerce électronique a amélioré son flux de trésorerie après un bon suivi des créances. Un cabinet de conseil a évité une réévaluation en numérisant les reçus et en corrigeant les déclarations de TPS.

Questions courantes

L'ARC peut-elle refuser des dépenses si des reçus sont manquants ? Oui. Dois-je utiliser des comptes bancaires séparés ? Toujours. Ai-je besoin de logiciels de comptabilité ? Fortement recommandé. Que faire si mes livres sont en désordre ? Ils peuvent être remis en ordre. L'ARC compare-t-elle les données des processeurs aux déclarations fiscales ? Oui.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience cumulée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal fournit des systèmes de comptabilité, une structure financière, une conformité à la TPS/TVH et une protection contre les audits pour les petites entreprises à travers le Canada — garantissant précision, rentabilité et tranquillité d'esprit.