Top 5 erreurs de comptabilité à éviter – Un guide complet par un cabinet de CPA de Montréal près de chez vous

Introduction

Une mauvaise tenue de livres est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises canadiennes doivent faire face à des audits de l'ARC, à des problèmes de flux de trésorerie, à des états financiers inexacts et à des déductions manquées. Que vous soyez un travailleur autonome, un vendeur en ligne, un consultant, un investisseur immobilier ou une entreprise incorporée, des erreurs de comptabilité peuvent entraîner des pénalités, des remboursements d'impôts perdus et de graves inefficacités financières. L'ARC s'attend à ce que les livres et les dossiers soient exacts, organisés et vérifiables conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu. Ce guide explique les cinq principales erreurs de comptabilité que font les petites entreprises et comment les éviter, sur la base de décennies d'expérience en audits de CPA.

Cadre juridique et réglementaire

L'ARC exige de toutes les entreprises qu'elles tiennent des livres et des dossiers complets pendant au moins six ans. Les dossiers doivent clairement soutenir les revenus, les dépenses, les déclarations de TPS/TVH, les remises de paie, les totaux d'inventaire et les transactions bancaires. Une comptabilité inexacte peut amener l'ARC à refuser des dépenses, à évaluer des pénalités ou à estimer les revenus sur la base de méthodes d'audit indirectes. La Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur les accises (pour la TPS/TVH), la Loi sur le taxation du Québec (TVQ) et la législation sur les sociétés exigent tous une documentation financière appropriée. Les erreurs de comptabilité peuvent entraîner des déclarations T1, T2, T2125 et TPS/TVH inexactes, déclenchant des réévaluations.

Décisions judiciaires clés

Dans Brooks c. Canada, l'ARC a reconstruit des revenus à partir de dépôts bancaires après une mauvaise tenue de livres, ce qui a entraîné une réévaluation. Dans Kosinski c. Canada, l'ARC a refusé des déductions des coûts des marchandises vendues en raison de documentation insuffisante. Dans Rogers c. Canada, les tribunaux ont confirmé qu'une comptabilité inadéquate n'est pas une excuse valable pour des dossiers manquants. Ces décisions renforcent que les normes de comptabilité doivent être cohérentes, complètes et vérifiables.

Erreur n° 1 : Mélange des dépenses personnelles et professionnelles

Une des plus grandes erreurs de comptabilité est d'utiliser le même compte bancaire ou la même carte de crédit pour les dépenses professionnelles et personnelles. Cela crée des dossiers en désordre, complique les demandes de TPS/TVH et augmente le risque d'audit. L'ARC peut refuser des dépenses si elle ne peut pas distinguer les transactions personnelles des transactions professionnelles. Utiliser un compte bancaire professionnel séparé et une carte de crédit est essentiel pour la protection en cas d'audit et pour des états financiers clairs.

Erreur n° 2 : Ne pas rapprocher les comptes bancaires et les comptes de commerçants

Si les comptes bancaires et de cartes de crédit ne sont pas rapprochés chaque mois, les entreprises risquent de manquer des revenus, d'avoir des entrées en double, des dépenses non enregistrées ou des frais de commerçant (Stripe, PayPal, Square, Shopify). Les audits de l'ARC comparent souvent les dépôts bancaires aux revenus déclarés : toute divergence déclenche des questions. Un rapprochement approprié garantit un rapport de revenus exact, un suivi de la trésorerie et des remises de TPS/TVH.

Erreur n° 3 : Mauvaise tenue des dossiers et reçus manquants

L'ARC n'accepte pas uniquement les relevés bancaires comme preuve de dépenses. Les reçus manquants peuvent entraîner des déductions refusées, en particulier pour les repas, les voyages, le bureau à domicile, les frais de véhicule, la publicité et les sous-traitants. Les entreprises doivent conserver des reçus numériques ou papier, des factures, des contrats et des preuves de paiement. Les applications de comptabilité basées sur le cloud (Hubdoc, Dext, QuickBooks) réduisent considérablement le risque en stockant automatiquement les reçus.

Erreur n° 4 : Traitement incorrect des actifs de capital par rapport aux dépenses

De nombreuses entreprises déduisent incorrectement des achats importants—comme des ordinateurs, des machines, des meubles ou de l'équipement—comme des dépenses immédiates au lieu d'actifs de capital. L'ARC exige que ces éléments soient capitalisés et amortis en utilisant l'amortissement des coûts en capital (ACC). Une mauvaise classification des actifs entraîne un revenu imposable inexact et une possible réévaluation. Des registres d'actifs appropriés maintiennent les calendriers d'ACC exacts et conformes.

Erreur n° 5 : Ignorer les règles de la TPS/TVH et de la TVQ

Le non-enregistrement, le non-perception ou le non-versement de la TPS/TVH à temps est un déclencheur majeur d'audit. Une fois que les ventes imposables dépassent 30 000 $ sur une période de 12 mois, l'enregistrement à la TPS/TVH devient obligatoire. Les erreurs courantes de comptabilité comprennent : ne pas percevoir la TPS/TVH, revendiquer des ITC incorrects, des dépôts tardifs, ne pas rapprocher les montants dus en TPS/TVH, et mal comprendre les règles fiscales basées sur la localisation pour les ventes en ligne. Les règles de la TVQ au Québec sont tout aussi strictes. Une comptabilité incorrecte de la TPS/TVH entraîne souvent des pénalités et des intérêts.

Autres erreurs de comptabilité graves

D'autres problèmes qui nuisent fréquemment aux entreprises comprennent : ne pas suivre les comptes clients, ne pas gérer les comptes fournisseurs, des dossiers de paie inexacts, un suivi incorrect de l'inventaire, ignorer les soldes de prêts aux actionnaires, ne pas sauvegarder les données de comptabilité, utiliser des feuilles de calcul au lieu de logiciels appropriés, et ne pas préparer des états financiers mensuels. Ces angles morts entraînent des problèmes de flux de trésorerie et des vulnérabilités en matière d'audit.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à éliminer les erreurs de comptabilité grâce à des systèmes structurés, des rapprochements clairs, des calendriers d'ACC précis, une conformité à la TPS/TVH et des rapports mensuels clairs. Que vous utilisiez QuickBooks, Xero, Wave ou des feuilles de calcul, nous reconstruisons les livres, corrigeons les erreurs de l'année précédente, préparons des dossiers à l'abri des audits et garantissons que les déclarations fiscales sont exactes. Notre supervision de la comptabilité réduit le risque d'audit de l'ARC et aide les clients à fonctionner en toute confiance.

Expérience client réelle

Un vendeur en ligne de Montréal a été confronté à une importante réévaluation de l'ARC en raison de reçus manquants et de comptes de commerçants non réconciliés ; nous avons reconstruit les dossiers et annulé la plupart des pénalités. Un entrepreneur mélangeant des dépenses personnelles et professionnelles a assaini ses livres et a évité un audit de la TPS après notre intervention. Un propriétaire de restaurant a incorrectement capitalisé des actifs et a sous-déclaré la TPS/TVH—nos corrections ont empêché d'autres actions de l'ARC. Un freelance avec des dossiers incomplets a évité la réévaluation après que nous avons reconstruit ses états financiers à partir des données bancaires et des factures.

Questions courantes

Ai-je besoin d'un comptable ? Oui, toute entreprise ayant des transactions récurrentes devrait en avoir un. L'ARC peut-elle refuser des dépenses sans reçus ? Oui. Dois-je utiliser un compte bancaire professionnel séparé ? Absolument. Quel logiciel est le meilleur ? QuickBooks, Xero et Wave sont des choix de premier plan selon la taille de l'entreprise.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à maintenir des livres propres, conformes et à l'abri des audits. Nous garantissons l'exactitude, minimisons le risque fiscal et fournissons des informations financières claires afin que les entrepreneurs puissent prendre des décisions commerciales confiantes.